W dzienniku zajęć przedszkola nie zamieszcza się informacji o orzeczeniach

Dziennik oddziału (papierowy lub elektroniczny) służy do dokumentowania przebiegu pracy dydaktyczno-wychowawczej i opiekuńczej. Zakres danych jest zamknięty (m.in. lista dzieci, dane kontaktowe rodziców, tematy zajęć, obecność, godziny przyjścia/odbioru). Orzeczenie lub opinia zawierają szczególne kategorie danych (dotyczące zdrowia i potrzeb edukacyjnych) – bez wyraźnej podstawy prawnej nie wolno ich tam ujawniać. Zasada minimalizacji danych (RODO) dodatkowo przemawia przeciwko takim wpisom.

Dokumentację badań, czynności uzupełniających oraz przebieg kształcenia specjalnego przechowuje się w indywidualnych teczkach dziecka, a nie w dzienniku oddziału. W teczce powinny być np. orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, orzeczenia o potrzebie indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego czy też opinie poradni a także WOPFU, IPET, programy zajęć specjalistycznych, zgody rodziców i informacje o udzielanej pomocy.

W dzienniku oddziału zapisujesz:

• dane dziecka i rodziców (w zakresie określonym w przepisach),
• tematy i przebieg zajęć, obecność, godziny przyprowadzenia/odbioru,
• krótkie, neutralne adnotacje organizacyjne (np. „realizacja dostosowań zgodnie z planem pracy grupy/IPET”).

Nie wpisujesz: „ma orzeczenie o…”, „opinia PPP nr…”, „diagnoza…”.

Chcesz pokazać, że realizujesz dostosowania, ale nie zdradzić szczegółów? Stosuj formuły bezpieczne:

• „Zastosowano dostosowania organizacyjno-metodyczne zgodnie z IPET/ustaleniami zespołu.”
• „Indywidualizacja zadań: krótszy czas, podział instrukcji na kroki, dodatkowe wskazówki.”
• „Udział w zajęciach specjalistycznych – zgodnie z harmonogramem (szczegóły w dzienniku zajęć specjalistycznych).”

Szczegółowe efekty i wnioski wpisujesz w dzienniku zajęć specjalistycznych (jeśli takie są) oraz w dokumentacji indywidualnej (IPET/WOPFU), a nie w dzienniku oddziału.

Elektroniczny dziennik podlega tym samym regułom co papierowy, plus wymogi techniczne: ochrona przed dostępem nieuprawnionych, kopie bezpieczeństwa, rejestr zmian, zapewnienie wglądu rodzicom wyłącznie do danych ich dziecka. Zakaz ujawniania informacji o orzeczeniach/opiniach w e-dzienniku obowiązuje tak samo.

Najczęstsze błędy placówek:

• Wpisy typu „orzeczenie o autyzmie”, „opinia nr… z PPP” w tematach lub uwagach.
• Załączanie do e-dziennika skanów orzeczeń/opinii dostępnych dla szerszego grona nauczycieli.
• Opisywanie w dzienniku oddziału treści z terapii (logopedycznej, K-K, TUS) – te należą do dziennika innych zajęć prowadzonego przez specjalistę.

Przy kontrolach do dzienników zaglądają osoby spoza placówki (np. nadzór, audyt). Nie zawsze mają podstawę do przetwarzania danych o zdrowiu konkretnego dziecka. Dlatego chronisz placówkę i dzieci, gdy dane szczególne trzymasz poza dziennikiem oddziału, w teczkach i dziennikach specjalistycznych z ograniczonym dostępem.

Jak ujednolicić praktykę w placówce – krok po kroku:

1. Procedura wewnętrzna: opisz, co wpisujemy do dziennika oddziału, a czego nie; wskaż miejsce przechowywania orzeczeń/opinii i krąg uprawnionych.
2. Szablony wpisów: przygotuj gotowe, bezpieczne sformułowania (jak wyżej) dla nauczycieli.
3. Upoważnienia i dostęp: nadaj uprawnienia do dokumentacji indywidualnej tylko osobom, które realnie muszą ją znać (wychowawca, specjaliści, dyrektor).
4. Szkolenie zespołu: krótkie, praktyczne przypomnienie RODO + przykłady poprawnych/niepoprawnych wpisów.
5. Przegląd dzienników: okresowo sprawdź zgodność zapisów; nieprawidłowości poprawiaj na bieżąco zgodnie z zasadami korekty.

Bezpieczne przykłady wpisów (do wykorzystania):

• „Temat dnia: Jesienne liście. Indywidualizacja zadań zgodnie z planem pracy grupy/IPET.”
• „Zajęcia prowadzone metodą stacyjną; wsparcie mowy czynnej – ćwiczenia artykulacyjne w formie zabawy (szczegóły w dzienniku zajęć specjalistycznych).”
• „Dostosowania: krótszy czas pracy przy stoliku, przerwy sensoryczne – wg ustaleń zespołu.”