Refundacja okularów poza stanowiskami komputerowymi – kiedy i na jakich zasadach?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok do pracy przy monitorze ekranowym, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe:

1. pracownik użytkuje monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (liczy się realny czas – także przy pracy zdalnej/hybrydowej), oraz
2. orzeczenie z badań profilaktycznych (wstępnych/okresowych/kontrolnych) zawiera wskazanie potrzeby stosowania szkieł korekcyjnych „do pracy przy monitorze ekranowym”.

Pracodawca pokrywa koszt okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych przeznaczonych do pracy przy monitorze (nie „dowolnych” okularów do życia codziennego). Standard i limit finansowania warto uregulować wewnętrznie (np. ryczałt/limit kwotowy, zakres: oprawki + szkła, ewentualnie filtry niebieskiego światła, powłoki antyrefleks).

Dokumenty: wniosek pracownika, orzeczenie lekarza medycyny pracy z adnotacją dot. monitora, dowód zakupu (faktura na pracownika lub pracodawcę – zależnie od przyjętej procedury), decyzja o refundacji.

Najczęściej przy zmianie zaleceń w orzeczeniu lub po upływie okresu ważności poprzedniego zalecenia; można też przyjąć minimalny odstęp (np. co 2–3 lata), chyba że lekarz wskazał inaczej. Wymiana z powodu uszkodzenia następuje według zasad wewnętrznych (np. jednorazowo w okresie użytkowania, po protokole szkody).

Jeśli lekarz wskaże konkretny typ szkieł (np. do bliży/pośredniej odległości, soczewki biurowe), refundujesz to, co wynika z orzeczenia. Elementy „komfortowe” (np. kosztowne oprawki premium, dodatkowe filtry) możesz współfinansować do ustalonego limitu – ważne, by rdzeń korekcji do pracy przy monitorze był sfinansowany w całości.

Rozporządzenie nie obejmuje m.in.:

• kabin kierowców i kabin sterowniczych maszyn/pojazdów,
• systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• systemów przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• urządzeń przenośnych, jeśli nie są używane na stałym stanowisku przez ≥ 1/2 dniówki,
• kalkulatorów, kas rejestrujących i urządzeń z małymi ekranami,
• maszyn do pisania z wyświetlaczem.

Refundacja wynikająca z obowiązku BHP (spełnione 2 warunki + orzeczenie) nie stanowi przychodu pracownika – jest bez PIT i bez ZUS; ureguluj to w procedurze. Jeśli finansujesz okulary ponad obowiązek (np. dla osób niespełniających kryterium 1/2 dniówki) – to co do zasady powstaje przychód (opodatkowanie według zasad ogólnych).

Przykładowe zapisy do regulaminu pracy:

• „Pracodawca refunduje okulary/szkła korygujące wzrok do pracy przy monitorze na podstawie orzeczenia lekarza medycyny pracy, przy użytkowaniu monitora ≥ 1/2 dniówki.”
• „Maksymalna kwota refundacji wynosi … zł (oprawki + szkła). Dodatkowe elementy (np. filtry) – w limicie.”
• „Refundacja przysługuje po każdej zmianie zaleceń lekarskich lub nie częściej niż co … lat, chyba że lekarz wskaże inaczej.”
• „Wniosek + kopia orzeczenia + faktura; decyzję wydaje …; wypłata do … dni.”