Dzień Nauczyciela ze środków ZFŚS — finansowanie, dofinansowanie i bezpieczny opis na fakturze

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Rodzaje odpisów dokonywanych na ZFŚS (obowiązkowych i dobrowolnych) określa ustawa o ZFŚS. Zgodnie z przepisem § 1 rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). 

Dla nauczycieli przedszkoli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 % kwoty bazowej obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku (art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela).  

Dla nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, skorygowanej w końcu danego roku kalendarzowego do faktycznej, przeciętnej liczby tych nauczycieli i 42% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela). 

Dla pracowników niepedagogicznych wysokość odpisu podstawowego w przeliczeniu na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki (art. 5 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Oznacza to, że odpis na emerytowanych pracowników jest dobrowolny.

Szczegóły dotyczące działalności socjalnej określa regulamin ZFŚS. Powinien on wskazywać zasady i warunki korzystania z usług oraz świadczeń finansowanych z Funduszu, sposób przeznaczania środków na poszczególne cele oraz katalog rodzajów działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Regulamin uzgadnia się z zakładową organizacją związkową, a gdy jej nie ma — z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych). Zmiany regulaminu wprowadza się w tym samym trybie. Preliminarz wydatków ZFŚS określa roczną pulę środków i zasady ich podziału (np. na dofinansowanie wypoczynku, świadczenia okolicznościowe, zapomogi).

Środki ZFŚS przeznacza się na działalność socjalną rozumianą jako: (1) różne formy wypoczynku, (2) działalność kulturalno-oświatową, (3) działalność sportowo-rekreacyjną, (4) opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, u dziennych opiekunów lub niań, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, (5) pomoc materialną — rzeczową lub finansową, (6) zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach umownych (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Ostatecznie to regulamin Funduszu rozstrzyga, które świadczenia są finansowane lub dofinansowywane. W praktyce działalność socjalna wykracza poza „ulgowe” świadczenia i obejmuje także szersze formy wsparcia i integracji.

Środki ZFŚS można także przeznaczyć – pod pewnymi warunkami – na dofinansowanie lub sfinansowanie w całości imprezy integracyjnej dla osób uprawnionych do ZFŚS np. w formie spotkania opłatkowego (integracyjnego). Przy czym wysokość dofinansowania udziału konkretnej osoby w takim spotkaniu powinna być uzależniona od jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. W praktyce jest to jednak trudne do ustalenia. Zwykle bowiem koszt takiego spotkania dzieli się przez liczbę zaproszonych gości. Stosując zaś kryterium socjalne należałoby zróżnicować wysokość dopłat w zależności od sytuacji socjalnej każdej osoby, co przy poczęstunku przygotowanym dla grupy osób jest bardzo trudne. Kryterium socjalne wyklucza bowiem przyznanie dofinansowania w takiej samej wysokości dla wszystkich uprawnionych do uczestniczenia w spotkaniu okolicznościowym.

Możliwe jest także sfinansowanie takiego spotkania w całości ze środków ZFŚS. W tym jednak przypadku nie może się ono ograniczać jedynie do zwykłej konsumpcji poczęstunku. Należy je połączyć z jakąś formą rekreacji lub wypoczynku i np. zorganizować podczas spotkania opłatkowego jasełka, koncert kolęd, występy chóru czy zespołu, kulig, wycieczkę itp. W takim przypadku nie ma obowiązku stosowania kryterium socjalnego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. II PK 74/08, w którym stwierdził, że kryterium socjalne należy stosować przy przyznawaniu ulgowych świadczeń i usług, nie odnosi się ono natomiast innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o zfśs. Dotyczy to np. imprez masowych takich jak pikniki, andrzejki, wycieczki. Działalność ta mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku.

W zależności od wybranego wariantu należy opisać na jaki cel i w jakiej wysokości zostały przeznaczone środki ZFŚS (poczęstunek, wynajem sali, koszt udziału zespołu, chóru itd.).

(impreza powinna mieć element kulturalno-oświatowy/rekreacyjny, np. występ, warsztaty, animacje; brak alkoholu):

• „Organizacja spotkania integracyjno-rekreacyjnego dla nauczycieli [nazwa szkoły] – finansowanie w 100% ze środków ZFŚS (działalność socjalna: kulturalno-oświatowa/rekreacyjna).
• Termin: [data],
• miejsce: [miejsce],
• liczba uczestników: [liczba].
• Zakres: wynajem sali, obsługa techniczna, catering bez alkoholu, oprawa artystyczna ([zespół/chór/prelekcja/warsztaty]), program integracyjny.
• Podstawa: § [nr] Regulaminu ZFŚS [nazwa szkoły], preliminarz ZFŚS [rok].”

Można też rozpisać poszczególne usługi sfinansowane z ZFŚS, np.:

1. „Wynajem sali – spotkanie integracyjno-rekreacyjne dla nauczycieli – ZFŚS 100%.”
2. „Catering bezalkoholowy – spotkanie integracyjne – ZFŚS 100%.”
3. „Oprawa artystyczna / prowadzenie animacji – ZFŚS 100%.”
4. „Obsługa techniczna/nagłośnienie – ZFŚS 100%.”

Dodatkowo można wskazać: „Faktura finansowana w 100% ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych [nazwa szkoły]; zgodnie z § [nr] Regulaminu ZFŚS i preliminarzem na [rok]. Kwota ZFŚS: [kwota brutto] zł.”

(stosujemy kryterium socjalne wg regulaminu; część kosztu może być z innych środków lub z dopłat pracowników)

• „Organizacja spotkania integracyjnego dla nauczycieli [nazwa szkoły].
• Termin: [data],
• miejsce: [miejsce],
• liczba uczestników: [liczba].
• Zakres: wynajem sali, catering bez alkoholu, [oprawa artystyczna/warsztaty/animacje].”

Dodatkowo można wskazać: „Źródło finansowania: ZFŚS – [kwota] zł (dofinansowanie działalności socjalnej zgodnie z § [nr] Regulaminu ZFŚS i preliminarzem [rok]); pozostała część: [wpłaty uczestników] – [kwota] zł.”