SIO – grudniowe przygotowania do styczniowych terminów

Zgodnie z zapisami § 31. ust. 1. pkt 1. ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej podmioty zobowiązane do przekazywania danych do bazy danych SIO przekazują w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku kalendarzowego:

1)     według stanu za poprzedni rok kalendarzowy:

a)     dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników i ich wysokości, w tym składników nieperiodycznych oraz dodatków i ich wysokości, o których mowa w:

¾    art. 29 ust. 1 pkt 1 lit. j (tzn. w odniesieniu do nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych - w przypadku osób zatrudnionych w publicznych szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i ministrów) i

¾    pkt 1a lit. i (tzn. w odniesieniu do nauczycieli zatrudnionych w celu realizacji zajęć w ramach programów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej - w przypadku osób zatrudnionych w publicznych szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i ministrów) oraz

¾    ust. 3 pkt 1 lit. g (tzn. w odniesieniu do osób niebędących nauczycielami posiadających przygotowanie uznane przez dyrektora szkoły za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć - w przypadku osób zatrudnionych w publicznych szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i ministrów) i

¾    pkt 2 lit. f ustawy (tzn. w odniesieniu do dyrektorów szkół i placówek oświatowych, niebędących nauczycielami powołanych na stanowisko dyrektora przez organ prowadzący – w przypadku osób zatrudnionych w publicznych szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i ministrów),

b)     dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczyciela przypadającego na 1 etat, o których mowa w art. 8 pkt 1 lit. f ustawy (tzn. w przypadku publicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego i przez osoby fizyczne oraz niepublicznych szkół i placówek oświatowych),

c)     dane dziedzinowe dotyczące kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących nauczycielami, o których mowa w art. 8 pkt 1 lit. g ustawy (tzn. kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących nauczycielami, wraz z pochodnymi pracownika, bez pochodnych pracodawcy, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych),

d)     dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia osób wykonujących zadania nauczyciela na podstawie umowy cywilnoprawnej, o których mowa w art. 8 pkt 1 lit. j ustawy (tzn. osób, o których mowa w art. 3 ust. 2 pkt 4 czyli osób, które wykonują zadania nauczyciela na podstawie umowy cywilnoprawnej, w publicznych szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i ministrów),

e)     dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych przypadającego na 1 etat, o których mowa w:

¾    art. 8 pkt 1 lit. k (tzn. danych o wysokości przeciętnego wynagrodzenia przypadającego na 1 etat, z uwzględnieniem nieperiodycznych składników wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych zatrudnionych na stanowiskach, na których wymagane są kwalifikacje pedagogiczne, w publicznych placówkach doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym, publicznych placówkach doskonalenia nauczycieli szkół artystycznych oraz publicznych placówkach doskonalenia nauczycieli przedmiotów zawodowych, którzy nauczają w szkołach rolniczych) oraz

¾    art. 9 pkt 2 lit. a ustawy (tzn. nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych zatrudnionych na stanowiskach, na których wymagane są kwalifikacje pedagogiczne, w urzędach obsługujących ministrów, kuratoriach oświaty, specjalistycznej jednostce nadzoru, organach sprawujących nadzór pedagogiczny, Centralnej Komisji Egzaminacyjnej i okręgowych komisjach egzaminacyjnych – dane o wysokości przeciętnego wynagrodzenia przypadającego na 1 etat, z uwzględnieniem nieperiodycznych składników wynagrodzenia),

f)      dane dotyczące wydatków na prowadzenie publicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego i osoby fizyczne oraz wydatków na prowadzenie niepublicznych szkół i placówek oświatowych,

2)     według stanu na koniec IV kwartału roku poprzedniego:

a)     dane dotyczące wydatków na prowadzenie szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego i właściwych ministrów,

b)     dane dziedzinowe dotyczące pracowników niebędących nauczycielami w zakresie:

¾    liczby pracowników,

¾     wymiaru zatrudnienia, według rodzaju zajmowanych stanowisk,

c)     dane dziedzinowe dotyczące pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie i administrowanie oświatą, o których mowa w art. 9 pkt 2 lit. b ustawy (tzn. zatrudnionych w komórkach merytorycznych w urzędach gmin, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich, jednostkach obsługujących, urzędach obsługujących ministrów prowadzących szkoły i placówki oświatowe, kuratoriach oświaty, Centralnej Komisji Egzaminacyjnej, okręgowych komisjach egzaminacyjnych i specjalistycznej jednostce nadzoru) w zakresie:

¾    liczby pracowników,

¾    łącznej wysokość ich wynagrodzeń,

¾    wymiaru zatrudnienia, według rodzaju zajmowanych stanowisk,

d)     dane dziedzinowe dotyczące wyposażenia szkoły i placówki oświatowej,

e)     dane dziedzinowe dotyczące korzystających z biblioteki szkolnej, o których mowa w art. 8 pkt 1 lit. i ustawy (tzn. dotyczące liczby korzystających z biblioteki szkolnej według kategorii korzystających),

f)      dane dziedzinowe dotyczące powierzchni gruntów oraz obiektów budowlanych,

g)     dane dziedzinowe dotyczące pomieszczeń szkoły i placówki oświatowej,

3)     według stanu za okres wrzesień – grudzień: dane dziedzinowe dotyczące pomocy materialnej

¾    o charakterze socjalnym przyznawanej przez gminy na podstawie art. 90c ust. 2 ustawy o systemie oświaty (tzn. stypendium szkolne i zasiłek szkolny) oraz

¾    udzielanej w ramach programów przyjętych na podstawie art. 90t ust. 1 ustawy o systemie oświaty (tzn. regionalne lub lokalne programy tworzone przez jednostki samorządu terytorialnego w celu wyrównywania szans edukacyjnych dzieci i młodzieży, wspierania edukacji uzdolnionych dzieci i młodzieży.) i

¾    art. 90u ust. 1 ustawy o systemie oświaty (tzn. rządowy program albo programy przyjęte przez Radę Ministrów).

Jak wynika z przytoczonych przepisów, termin do 10 stycznia wymaga od placówki przygotowania i wprowadzenia do SIO bardzo szerokiego zakresu danych. Część z nich trzeba wcześniej zweryfikować, inne przeliczyć lub uśrednić – a dodatkową trudność stanowi fakt, że dotyczą różnych okresów sprawozdawczych. Niektóre muszą odzwierciedlać stan za cały poprzedni rok kalendarzowy, inne odnoszą się do końca IV kwartału, a jeszcze inne obejmują wyłącznie okres wrzesień–grudzień.

Z tego powodu kluczowe jest, aby osoby odpowiedzialne za przygotowanie danych dokładnie wiedziały, które informacje należy zebrać, z jakiego okresu je pozyskać i w jaki sposób je wyliczyć. Rozpoczynanie pracy nad wszystkimi zestawieniami dopiero po 1 stycznia mogłoby uniemożliwić dotrzymanie ustawowego terminu.

Choć dyrektor szkoły zazwyczaj nie wprowadza danych do SIO osobiście, to ponosi pełną odpowiedzialność za ich prawidłowość i terminowość. Dlatego musi zadbać o to, aby wszystkie informacje zostały przygotowane i przekazane do systemu zgodnie z harmonogramem. Wymaga to wcześniejszej analizy zakresu danych, ustalenia, które zestawienia są obowiązkowe oraz określenia, kto w placówce odpowiada za przygotowanie poszczególnych informacji, np.:

1. dane dotyczące wynagrodzeń – pracownik księgowości,
2. dane dotyczące pracowników – pracownik kadr,
3. dane dotyczące korzystających z biblioteki szkolnej – bibliotekarz szkolny,
4. dane dotyczące powierzchni gruntów, obiektów budowlanych i pomieszczeń szkoły – kierownik administracyjny.

Końcówka roku to dla szkół okres szczególnie obciążony: wymaga licznych podsumowań, weryfikacji, sporządzania raportów oraz wykonywania innych zadań administracyjnych. Dodatkowo czas ten przypada bezpośrednio przed świętami Bożego Narodzenia, co oznacza długą przerwę świąteczną, większą liczbę urlopów i zwolnień lekarskich oraz trudniejszy kontakt z pracownikami. Często dochodzą do tego również zmiany kadrowe. Wszystkie te okoliczności zwiększają ryzyko pomyłek i opóźnień.

Aby zminimalizować błędy, uniknąć pracy pod presją czasu i zabezpieczyć placówkę przed konsekwencjami nieterminowego przekazania danych, warto odpowiednio wcześnie przygotować i ogłosić harmonogram prac związanych z SIO na grudzień i styczeń. Powinien on zawierać jasno określony podział zadań pomiędzy pracowników oraz terminy ich wykonania. Dzięki temu cały proces przebiegnie sprawnie, a dyrektor będzie miał kontrolę nad realizacją obowiązków ustawowych.

Harmonogram zadań - jako przykład do wykorzystania przez placówkę w zakresie, który jej dotyczy:

Walidacje w Systemie Informacji Oświatowej stanowią kluczowy element weryfikacji poprawności danych przekazywanych przez szkołę. Polegają one na automatycznym sprawdzeniu, czy wprowadzone informacje są kompletne, logiczne, spójne oraz zgodne z obowiązującymi przepisami. System na bieżąco analizuje dane i generuje komunikaty o błędach lub nieścisłościach, które należy skorygować. Po pojawieniu się alertu możliwe jest uzupełnienie braków lub modyfikacja wprowadzonych informacji tak, aby spełniały wymagania systemu.

Raporty kontrolne w SIO, w szczególności raporty subwencyjne, pełnią istotną funkcję dla jednostek samorządu terytorialnego, ponieważ na ich podstawie weryfikuje się prawidłowość naliczania oświatowej subwencji ogólnej. Oznacza to, że błędy wprowadzonych danych mogą bezpośrednio przełożyć się na nieprawidłowe wyliczenie subwencji dla szkoły lub przedszkola. Dostęp do raportów kontrolnych jest zapewniony bezpośrednio w systemie SIO, co umożliwia bieżącą analizę i korygowanie danych przed przekazaniem ich do organu prowadzącego i ministerstwa.

W Systemie Informacji Oświatowej dane wprowadzają wyłącznie pracownicy placówki posiadający odpowiednie uprawnienia oraz dostęp do informacji niezbędnych do ich zebrania, zweryfikowania i umieszczenia w systemie. Ostateczna weryfikacja oraz zatwierdzenie danych należą do dyrektora placówki, który podpisuje zestawienia elektronicznie, korzystając z właściwego certyfikatu.

Certyfikaty wykorzystywane w SIO mają określony czas ważności – od 1 do 3 lat – i muszą zostać odnowione przed jego upływem. Rekomenduje się rozpoczęcie procedury odnowienia co najmniej 14 dni przed wygaśnięciem certyfikatu, aby zagwarantować ciągłość pracy. Proces ten najczęściej obejmuje podpisanie nowej umowy, zwykle w formie elektronicznej.

System nie umożliwia tworzenia jednej ogólnej kopii bezpieczeństwa, jednak istnieje możliwość skopiowania części danych z poprzedniego roku, takich jak informacje o pomieszczeniach, poprzez funkcję „KOPIUJ DANE”. Dodatkowo placówka może utworzyć lokalną kopię zapasową bazy danych, którą należy przechowywać na zewnętrznym nośniku, aby chronić ją przed utratą.

Dostęp do bazy danych SIO odbywa się poprzez logowanie do systemu teleinformatycznego przez osobę upoważnioną, przy użyciu unikalnego identyfikatora użytkownika oraz hasła. System wymusza zmianę hasła co 90 dni, co zwiększa poziom bezpieczeństwa danych.

Jeśli konieczne jest cofnięcie dostępu do SIO – na przykład w przypadku odejścia pracownika – dyrektor placówki loguje się do systemu, przechodzi do modułu „UŻYTKOWNICY”, wybiera daną osobę i korzysta z funkcji „COFNIJ UPOWAŻNIENIE”. Dzięki temu dostęp do bazy zostaje natychmiast zablokowany.

Najczęstsze błędy w Systemie Informacji Oświatowej dotyczące wynagrodzeń to:

• niekompletne lub niepoprawne dane o nauczycielu,
• brak zarejestrowanej umowy dla nauczyciela,
• błędna forma zarejestrowanej umowy (np. umowa o pracę zamiast cywilnoprawnej),
• wprowadzanie kwot netto zamiast brutto,
• niekompletne dane o wymiarze zajęć,
• niepoprawne dane identyfikacyjne (np. błąd w numerze PESEL),
• wykazywanie składników, które nie powinny być wliczane do wynagrodzenia (np. świadczenia urlopowe lub koszty pracodawcy).

Najczęstsze błędy w SIO dotyczące wydatków na prowadzenie szkoły to:

• błędy w kwotach wydatkowanych,
• błędy w danych z faktur,
• wykazywanie faktur na niekwalifikowane wydatki,
• współwystępowanie kosztów podwójnie finansowanych,
• nieterminowe wprowadzanie danych.

Najczęściej występujące błędy w innych obszarach wprowadzanych do systemu w styczniu dotyczą błędów polegających na dokonanie „literówek” w nazwach lub datach, pomyłki w datach, liczbach których te dane dotyczą lub w terminowości ich zamieszczania do SIO.

W celu zmniejszenia prawdopodobieństwa popełnienia błędu podczas pracy z systemem można zadbać o stosowanie zasad takich jak:

1. Sprawdzenie danych przed jej zamieszczeniem w systemie. Nawet jeśli mamy przekonanie, że mamy wiedzę, lepiej sprawdzić, a najlepiej w oficjalnym dokumencie źródłowym.
2. Wprowadzanie zmian do SIO systematycznie, na bieżąco po ich zajściu, dzięki czemu nie będzie konieczności wprowadzania ogromnej ilości zmian tuż przed terminem ich wprowadzania. Duża ilość żmudnej pracy ze świadomością małej ilości czasu generuje stres, a w stresie dużo łatwiej o pomyłkę. Niezamieszczanie danych systematycznie prowadzi do spiętrzania obowiązków przed kluczowym terminem ich przekazania.
3. Dbanie o wcześniejsze przygotowanie danych wymaganych do wprowadzenia do SIO. W tym celu należy pamiętać o terminach wprowadzania danych i niezostawiania pracy „na ostatnią chwilę”, bo w pośpiech dużo trudniej wykonać pracę bezbłędnie.
4. Do poszczególnych zadań dyrektor szkoły powinien wyznaczyć pracowników mających wiedzę, kompetencje i dostęp do potrzebnych danych.
5. Przed przystąpieniem do pracy warto sprawdzić zasady pracy z systemem – istnieją bardzo przejrzyste instrukcje merytoryczne i pomoc techniczna w wygodnej formie obrazkowej oraz w formie krótkich nagrań wideo.
6. Nawet mając doświadczenie w pracy z systemem, przed kolejna „sesja” wprowadzania danych, warto sprawdzić obowiązujące przepisy oraz ewentualne w nich zmiany, które mogły mieć wpływ na sposób wprowadzania, obliczania lub nazywania danych.
7. Każdy alert (czerwony i żółty) wygenerowany przez system należy dokładnie sprawdzić i poprawić jak najszybciej, aby uniknąć komplikacji w dalszej pracy z systemem.

Checklista dla dyrektora

Zorganizowane wejście w nowy rok kalendarzowy bez niepotrzebnego stresu wymaga starannej grudniowej weryfikacji danych oraz upewnienia się, że placówka jest w pełni przygotowana technicznie do pracy w SIO. Rzetelne przygotowanie sprawia, że styczniowa wysyłka danych ogranicza się do kilku kliknięć, a ryzyko konieczności nanoszenia poprawek po terminie znacząco maleje.

Dokładność i terminowość przekazywanych danych mają kluczowe znaczenie, ponieważ wpływają na wysokość środków finansowych przyznawanych szkole. Nieprawidłowości wprowadzane do SIO mogą prowadzić do błędnego naliczenia subwencji lub dotacji, co ma bezpośrednie konsekwencje budżetowe.

Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy o SIO, osoba, która nie przekazuje wymaganych danych do bazy lub przekazuje dane niezgodne z prawdą, podlega karze grzywny. Odpowiedzialność ta spoczywa na dyrektorze szkoły. Przepisy nakładają również na administratora SIO oraz właściwy organ prowadzący obowiązek zgłoszenia podejrzenia naruszenia prawa. Oznacza to, że dyrektor, który świadomie nie wywiąże się z obowiązku poprawnego i terminowego przekazania danych, może ponieść nie tylko odpowiedzialność wykroczeniową, ale również dyscyplinarną przed organem prowadzącym.