Dziennik zajęć w przedszkolu – skreślanie i dopisywanie nowych dzieci

Dziennik zajęć jest dokumentem urzędowym służącym do ewidencjonowania:
• przebiegu pracy dydaktyczno-wychowawczej i opiekuńczej,
• danych osobowych dzieci uczęszczających do danego oddziału,
• danych kontaktowych rodziców/opiekunów,
• wpisów nauczycieli dotyczących realizacji podstawy programowej i dodatkowych zajęć.

W dzienniku dokumentuje się przebieg nauczania. Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji do dziennika wpisuje się m.in. nazwiska i imiona dzieci, daty urodzenia, adresy zamieszkania oraz dane rodziców. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem. Dane te wprowadzane są w porządku alfabetycznym w momencie rozpoczęcia roku szkolnego.

Co do zasady, skreśleń w dzienniku nie dokonuje się. Wolno je stosować wyłącznie w przypadku oczywistych omyłek pisarskich (np. literówki w nazwisku czy błędny numer telefonu). Wówczas:
• błąd przekreśla się jedną linią w sposób umożliwiający odczytanie pierwotnej treści,
• obok wpisuje się poprawne dane,
• podpisuje się osoba dokonująca poprawki lub dyrektor albo osoba przez niego upoważniona.

Nie można natomiast „usuwać” danych dzieci, które odeszły z przedszkola i wpisywać w ich miejsce nowych wychowanków – takie działanie naruszałoby zasady prowadzenia dokumentacji i mogłoby być zakwestionowane podczas kontroli.

Jeśli dziecko zostaje skreślone z listy wychowanków w trakcie roku, jego dane nadal pozostają w dzienniku. Można w uwagach odnotować datę odejścia. Nowe dziecko wpisuje się na kolejnej wolnej pozycji, nawet jeśli zaburza to układ alfabetyczny. Taki sposób prowadzenia dokumentacji jest prawidłowy i zgodny z przepisami. Warto pamiętać, że porządek alfabetyczny obowiązuje wyłącznie w momencie zakładania dziennika. Późniejsze wpisy dzieci przyjętych w trakcie roku dokonuje się sukcesywnie, w wolnych miejscach.

Dyrektor przedszkola odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania i ma obowiązek:
• nadzorować prawidłowość wpisów,
• podejmować decyzje w sprawie sprostowań,
• szkolić nauczycieli w zakresie obowiązujących zasad dokumentowania.

Wnioski praktyczne:
• Dane dziecka, które opuściło placówkę, pozostają w dzienniku – nie wolno ich wymazywać ani zastępować nowymi wpisami.
• Nowe dziecko należy dopisać na kolejnej wolnej pozycji, nawet kosztem układu alfabetycznego.
• Poprawki są dopuszczalne tylko przy oczywistych błędach i muszą być dokonane zgodnie z procedurą.