Świadczenia ze środków ZFŚS nie mogą być przydzielane każdemu po równo

Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Są to:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej oraz działalności sportowo-rekreacyjnej;

• udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej;

• udzielanie pomocy na cele mieszkaniowe, na warunkach określonych umową − zwrotnej i bezzwrotnej.

Decyzja o zasadności i wysokości każdej pomocy przyznawanej ze środków socjalnych musi być poprzedzona oceną sytuacji socjalnej pracownika (życiowej, rodzinnej i materialnej).

Ze środków ZFŚS udzielana może być pomoc materialna w formie rzeczowej. Działalność ta, jeśli zakładowy regulamin funduszu tak stanowi, może przybierać postać paczki świątecznej dla dziecka pracownika. Możliwe jest określenie w regulaminie, że osoba uprawniona może ubiegać się zarówno o świadczenie rzeczowe w postaci paczki, jak i świadczenie w formie bonów. Zwykle jednak środków funduszu nie wystarcza na takie kumulowanie świadczeń i wprowadzane są zapisy przewidujące możliwość ubiegania się tylko o jeden rodzaj pomocy socjalnej.

Przyznawanie pomocy rzeczowej z ZFŚS polega na zakupie określonych produktów na rzecz osób uprawnionych. Obecnie świadczenia rzeczowe są zwolnione z podatku dochodowego na tych samych zasadach, co świadczenia pieniężne. 

Wszystkie świadczenia przyznawane na wniosek osoby uprawnionej z ZFŚS muszą być różnicowane w oparciu o jej sytuację życiową, rodzinną i materialną. Dlatego również paczki dla dzieci pracowników nie powinny mieć jednakowej wartości, chyba że wszyscy pracownicy znajdują się w takiej samej sytuacji materialnej. Jeżeli świadczenia będą przyznane z naruszeniem kryterium socjalnego, ZUS może naliczyć od tych świadczeń składki na ubezpieczenie społeczne. Nie można przyznać pomocy wg zasady „każdemu po równo”, gdyż w ten sposób można narazić się także na odpowiedzialność za wykroczenie.

Decyzję o przyznaniu świątecznej paczki podejmuje pracodawca w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi działającymi na terenie przedszkola lub – w razie ich braku – z przedstawicielem pracowników. Osoby ubiegające się o przyznanie świadczeń w określonej wysokości powinny udokumentować swoją sytuację życiową, rodzinną i materialną. Jeżeli regulamin funduszu przewiduje, że sytuację tę obrazuje dochód na osobę w rodzinie, to powinien także zawierać unormowania, w jaki sposób określa się taki dochód, tj. jakie świadczenie finansowe otrzymywane przez pracownika należy uwzględnić. Często stosuje się formę pisemnego oświadczenia pracownika, w którym podaje on informacje o osiąganym dochodzie i innych warunkach mających wpływ na jego sytuację socjalną, np. liczbie dzieci pozostających na jego utrzymaniu. W razie wątpliwości dopuszczalne jest weryfikowanie takiego oświadczenia, o ile regulamin ZFŚS zawiera do tego podstawę prawną. W regulaminie powinna się znaleźć także informacja, jak często osoby uprawnione powinny składać tego typu oświadczenia.

To, czy pracownik jest zatrudniony w kilku miejscach pracy, nie może mieć wpływu na przyznanie lub nie świadczenia z ZFŚS ani także na jego wysokość.

Przyznając świadczenia z ZFŚS, trzeba wziąć pod uwagę ogólną sytuację życiową pracownika, a nie tylko wysokość jego dochodu czy też fakt, że jest zatrudniony w innej placówce.

Sytuacja życiowa pracownika to nie tylko wysokość osiąganych dochodów, lecz także jego sytuacja rodzinna. Może okazać się, że pracownik, który jest zatrudniony w kilku miejscach pracy, jest w gorszej sytuacji życiowej niż ten, który pracuje tylko w jednym przedszkolu (np. pracownik zatrudniony w jednym przedszkolu może być samotny, ten zatrudniony w kilku placówkach zaś samotnie wychowywać dzieci). Co więcej, pracownik zatrudniony w kilku miejscach pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy może osiągać dochód niższy niż pracownik zatrudniony w jednej placówce w pełnym wymiarze czasu pracy. Zatem ustalenie kryterium zatrudnienia w kilku miejscach pracy przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS jest niezgodne z ustawą o ZFŚS.

Prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych mają pracownicy, a więc osoby pozostające w stosunku pracy. Z uprawnienia tego pracownik może korzystać do momentu rozwiązania stosunku pracy. Rozwiązanie stosunku pracy nie skutkuje utratą prawa do korzystania z ZFŚS jedynie wtedy, gdy były pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik złoży wniosek o przyznanie określonego świadczenia jeszcze w czasie trwania stosunku pracy, ale wniosek ten będzie rozpatrywany już po ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku prawo do świadczenia ustala się na moment złożenia wniosku. Świadczenia z ZFŚS po zmarłym pracowniku wchodzą do spadku po nim i można je wypłacić jedynie osobie, która udowodni swoje prawa wynikające z dziedziczenia stwierdzeniem nabycia spadku albo zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia.

Ze środków ZFŚS można przyznać pracownikom pomoc socjalną w postaci gotówki, jak również w formie bonów, o ile taki rodzaj pomocy został przewidziany w regulaminie ZFŚS w przedszkolu.

Zwolnieniu podatkowemu podlega wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są:

• bony,
• talony
• i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi

(art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych). 

Do limitu zwolnienia podatkowego wlicza się wartość finansowanych w całości ze środków ZFŚS świadczeń rzeczowych i pieniężnych w tym np. karty podarunkowe i przedpłacone, paczki świąteczne przyznawane z zastosowaniem kryterium socjalnego. Nie uwzględnia się przy tym np. bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Oznacza to, że świadczenia te podlegają opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. 

Wartość bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi zwolniona jest z podatku dochodowego emerytów i rencistów. Świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4.500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).  Nie wyróżnia się tutaj bonów i talonów jako odrębnych świadczeń, jak to ma miejsce u pracowników.