Zaświadczenie ZUS o stażu pracy od 2026 r. – działalność gospodarcza i umowa zlecenie

Od 1 stycznia 2026 r. ustalanie stażu pracy pracowników (w tym pracowników przedszkoli) obejmuje także okresy, które dotychczas były w praktyce często pomijane albo nie miały znaczenia dla uprawnień pracowniczych. Mowa przede wszystkim o okresach prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia.

Zmiana ta ma istotne znaczenie dla przedszkoli – zarówno publicznych, jak i niepublicznych – ponieważ staż pracy wpływa bezpośrednio na wiele uprawnień pracowniczych, w tym m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe (jeśli obowiązują w danej grupie zawodowej), nagrody jubileuszowe czy inne świadczenia uzależnione od okresu zatrudnienia.

W praktyce pojawia się jednak kluczowe pytanie: jak udokumentować staż wynikający z działalności gospodarczej lub umowy zlecenia? Podstawowym dokumentem jest w tym przypadku zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W artykule wyjaśniamy, jakie dane musi zawierać zaświadczenie ZUS, jak je uzyskać, czy dokument elektroniczny bez podpisu jest ważny oraz kiedy można udokumentować okres pracy w inny sposób.

Wprowadzenie nowych zasad liczenia stażu pracy powoduje, że do okresu zatrudnienia wliczane są także okresy aktywności zawodowej inne niż praca na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to w szczególności:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpracy przy prowadzeniu działalności,
• wykonywania umów zlecenia i umów o świadczenie usług (na zasadach zlecenia),
• wykonywania umów agencyjnych,
• innych okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.

Oznacza to, że pracownik zatrudniony w przedszkolu może wykazać, że przed zatrudnieniem pracował „na swoim” albo wykonywał zlecenia – i okres ten może mieć znaczenie dla jego uprawnień.

W praktyce kadrowej pojawia się jednak trudność: w jaki sposób dyrektor lub kadry mają zweryfikować taki staż, skoro nie jest on udokumentowany świadectwem pracy?

Tu kluczową rolę pełni ZUS.

Zaświadczenie ZUS jest wymagane przede wszystkim wtedy, gdy pracownik chce zaliczyć do stażu pracy okresy, które:

• nie są udokumentowane świadectwem pracy,
• wynikają z tytułów ubezpieczeniowych innych niż stosunek pracy,
• były objęte ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym i rentowym lub wypadkowym).

W praktyce przedszkoli zaświadczenie to będzie najczęściej wykorzystywane w odniesieniu do:

• działalności gospodarczej,
• umów zlecenia,
• umów agencyjnych,
• współpracy przy działalności gospodarczej.

To jeden z najważniejszych elementów: nie każde „zaświadczenie z ZUS” będzie wystarczające. ZUS wskazuje, że dokument powinien zawierać informacje potwierdzające, że w danym okresie dana osoba rzeczywiście podlegała ubezpieczeniom, a więc posiadała tytuł ubezpieczeniowy.

W zależności od rodzaju aktywności zawodowej w zaświadczeniu muszą znaleźć się określone dane.

1) Działalność gospodarcza i okresy pokrewne

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej (a także współpracy, zawieszenia działalności czy okresów sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem) istotne jest potwierdzenie, że za dany okres:

• opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe.

To właśnie opłacanie składek (a nie samo zarejestrowanie działalności w CEIDG) stanowi podstawę do zaliczenia okresu do stażu.

2) Ulga na start – działalność bez ubezpieczeń emerytalno-rentowych

Szczególnym przypadkiem jest tzw. ulga na start, kiedy przedsiębiorca może nie podlegać ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.

W takim przypadku zaświadczenie ZUS powinno potwierdzać:

• zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego.

To istotne, bo w praktyce wielu pracowników prowadziło działalność właśnie na „uldze na start” i bez tego potwierdzenia pracodawca nie będzie miał podstaw do zaliczenia okresu.

3) Umowa zlecenie i inne umowy cywilnoprawne

W przypadku umów zlecenia, umów o świadczenie usług na zasadach zlecenia, umów agencyjnych (oraz współpracy przy nich), zaświadczenie powinno potwierdzać:

• podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.

Tu kluczowe jest słowo „podleganie” – nie chodzi o sam fakt zawarcia umowy, lecz o to, czy była ona tytułem do ubezpieczeń.

Czy zaświadczenie musi być wystawione od 2026 r.?

Nie. Jeżeli szkoła lub przedszkole otrzyma zaświadczenie ZUS wystawione wcześniej (np. kilka lat temu), ale zawierające wszystkie wymagane dane, to taki dokument również jest wiążący.

Nowe przepisy wprowadzają możliwość uzyskania dokumentu elektronicznie, ale nie oznacza to, że dokumenty papierowe tracą ważność.

To częste pytanie w przedszkolach, zwłaszcza gdy dokument jest generowany przez pracownika w PUE ZUS i wygląda „nietypowo”.

ZUS wskazuje, że od 1 stycznia 2026 r. zaświadczenia generowane elektronicznie:

• nie zawierają podpisu odręcznego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• zawierają natomiast nadruk imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej do ich wydania.

Takie zaświadczenie należy uznać za ważne. Kodeks pracy nie wprowadza bowiem obowiązku, aby dokumenty tego typu miały wyłącznie formę papierową lub były podpisywane w tradycyjny sposób.

W praktyce kadrowej przedszkola oznacza to, że:

• można przyjąć elektroniczne zaświadczenie,
• można je wydrukować do akt osobowych,
• nie ma podstaw do żądania „papieru z pieczątką”, jeżeli dane są kompletne.

ZUS umożliwia pozyskanie zaświadczenia zarówno elektronicznie (PUE ZUS), jak i w trybie tradycyjnym. Niezależnie od kanału, kluczowe jest złożenie właściwego wniosku.

ZUS wskazuje dwa formularze:

• US-7 – dla okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,
• USP – dla okresów ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Dzięki temu pracownik może uzyskać dokument obejmujący pełen okres aktywności zawodowej – zarówno w odniesieniu do działalności, jak i umów cywilnoprawnych.

Co do zasady: tak, jeśli mówimy o okresach, które były tytułem do ubezpieczeń społecznych.

W praktyce jednak pojawia się ważny wyjątek: nie wszystkie umowy cywilnoprawne były oskładkowane.

Przykładowo, część umów zlecenia mogła być zawarta:

• przez studenta do 26 roku życia,
• jako umowa „bez ZUS” z uwagi na inne tytuły do ubezpieczeń,
• jako umowa, która nie rodziła obowiązku składkowego.

W takich przypadkach ZUS nie potwierdzi podlegania ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, bo ich po prostu nie było. To jednak nie zwalnia pracownika z obowiązku wykazania, że dana umowa rzeczywiście była wykonywana w określonym czasie.

Dlatego w przypadku umów nieoskładkowanych dopuszczalne jest potwierdzenie okresu wykonywania umowy innymi dowodami.

Jeżeli pracownik chce zaliczyć do stażu okres wykonywania umowy cywilnoprawnej, która nie była tytułem do ubezpieczeń, powinien przedstawić dokumenty potwierdzające:

• czas trwania umowy,
• fakt jej wykonywania.

Mogą to być np.:

• sama umowa zlecenia,
• rachunki do umowy,
• potwierdzenia przelewów/wypłat,
• protokoły odbioru prac, raporty z wykonania zlecenia,
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy,
• kilka kolejnych umów obejmujących ciągłość wykonywania zleceń.

W praktyce przedszkola oznacza to, że dyrektor lub kadry nie powinni automatycznie odrzucać okresu tylko dlatego, że nie ma zaświadczenia z ZUS – ale należy ocenić, czy pracownik wiarygodnie wykazał okres wykonywania umowy.

Od strony organizacyjnej warto pamiętać o kilku zasadach:

1. Po pierwsze, dokumentacja stażu pracy powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika. Jeżeli zaświadczenie jest elektroniczne, można je wydrukować i włączyć do akt.
2. Po drugie, pracodawca powinien sprawdzić, czy zaświadczenie ZUS zawiera wszystkie niezbędne informacje, tj. czy potwierdza podleganie ubezpieczeniom (lub zgłoszenie do zdrowotnego przy uldze na start). Jeżeli dokument jest „ogólny” i nie zawiera tych danych, warto poprosić pracownika o uzupełnienie.
3. Po trzecie, w przypadku umów nieoskładkowanych należy przyjąć dokumenty zastępcze, ale warto, by pracodawca stosował jednolite zasady (np. wymagając co najmniej umowy + potwierdzenia wypłaty).

W kontekście zaliczania okresów działalności gospodarczej i umów cywilnoprawnych do stażu pracy znaczenie mają przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy dotyczące ustalania okresów zatrudnienia i uprawnień pracowniczych.

Zaświadczenie ZUS o okresach działalności gospodarczej i umów zlecenia będzie od 1 stycznia 2026 r. jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów przy ustalaniu stażu pracy pracowników przedszkoli. Dokument musi zawierać konkretne dane – przede wszystkim potwierdzenie podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zgłoszenia do zdrowotnego w przypadku ulgi na start. Zaświadczenie może mieć formę papierową albo elektroniczną, a brak podpisu na wersji elektronicznej nie czyni go nieważnym.

Jeżeli pracownik nie może uzyskać zaświadczenia (np. z uwagi na nieoskładkowaną umowę), powinien udokumentować okres wykonywania umowy innymi dowodami, takimi jak umowy, potwierdzenia wypłat czy dokumenty wykonania zlecenia. Dla dyrektora i kadr kluczowe jest wdrożenie jednolitych zasad weryfikacji tych dokumentów, aby staż pracy był ustalany prawidłowo i w sposób możliwy do obrony w razie kontroli.