Zapomoga zdrowotna z ZFŚS z tytułu długotrwałej choroby – jak prawidłowo ją przyznać i rozliczyć

Środki z ZFŚS przeznacza się na działalność socjalną w jednostce, przez którą rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

1. różnych form wypoczynku,
2. działalności kulturalno-oświatowej,
3. działalności sportowo-rekreacyjnej,
4. opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
5. udzielania pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej,
6. udzielania zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową

(art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs). Szczegółowe warunki działalności socjalnej ze środków ZFŚS na terenie danej placówki reguluje regulamin ZFŚS. Dokument ten powinien określać:

• zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu,
• zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele,
• rodzaje działalności socjalnej

(art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśś przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu – tzw. kryterium socjalne.

Szczegółowe warunki korzystania ze środków Funduszu określa regulamin ZFŚS. Powinien on precyzować: zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń, sposób przeznaczania środków na poszczególne cele oraz katalog form działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Regulamin powinien szczegółowo opisać zasady udzielania bezzwrotnej pomocy finansowej (zapomóg), w tym częstotliwość przyznawania, tryb postępowania oraz wymagane dokumenty (np. rachunki, faktury, zaświadczenia lekarskie).

Zapomogi wypłacone w związku z indywidualnymi zdarzeniami losowymi, klęskami żywiołowymi, długotrwałą chorobą lub śmiercią:
– z funduszu socjalnego (ZFŚS), funduszy związków zawodowych lub na podstawie odrębnych przepisów ministra – są zwolnione z PIT bez limitu,
– z innych źródeł – są zwolnione z PIT do 6000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT).

Przepisy podatkowe nie definiują m.in. „zapomogi”, „indywidualnego zdarzenia losowego” czy „długotrwałej choroby”. Zgodnie z orzecznictwem (WSA w Gdańsku, 22.02.2022 r., I SA/Gd 1239/21) „zapomoga” to jednorazowe świadczenie pieniężne wspierające osobę w trudnej sytuacji życiowej; „indywidualne zdarzenie losowe” to nagłe, nieprzewidywalne, zewnętrzne zdarzenie niezależne od człowieka; „długotrwała choroba” – choroba wymagająca długiego leczenia.

W praktyce to pracodawca w oparciu o zapisy regulaminu ZFŚS ocenia, czy dany przypadek uzasadnia przyznanie zapomogi.

Zapomoga zdrowotna (celowa) z ZFŚS jest świadczeniem uznaniowym i zależy od:

1. Regulaminu ZFŚS obowiązującego w danej placówce – powinien on zawierać definicję „długotrwałej choroby” oraz określać zasady dokumentowania i przyznawania zapomogi;
2. Udokumentowania sytuacji życiowej, zdrowotnej i materialnej – np. zaświadczenia lekarskie, orzeczenia o chorobie przewlekłej, oświadczenia o dochodach;
3. Trudnej sytuacji socjalnej – sam fakt choroby może nie wystarczyć, jeśli pracownik (lub emeryt/rencista) nie znajduje się w trudnym położeniu materialnym. Sytuację socjalną zwykle ocenia się w oparciu o oświadczenie o dochodach. Przy czym zakwalifikowanie osoby do najwyższego progu dochodowego nie oznacza, że nie ma ona prawa do świadczenia. Świadczenie przyznawane w tym przypadku powinno oczywiście uwzględniać sytuację socjalną uprawnionego, ale powinno także stanowić realne wsparcie w leczeniu i powrocie do zdrowia.