Spotkanie integracyjne pracowników finansowane z ZFŚS a PIT – najnowsze stanowisko KIS?

Punktem wyjścia do analizy jest art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym przychodem są m.in. otrzymane nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia. W odniesieniu do pracowników oznacza to, że obowiązek podatkowy może powstać wtedy, gdy dana forma wsparcia prowadzi do realnego, wymiernego przysporzenia majątkowego po ich stronie.

W praktyce sfinansowanie z ZFŚS przejazdu, biletu do teatru czy posiłku może zostać uznane za przychód, jeżeli świadczenie ma charakter indywidualny, jest przypisane konkretnemu pracownikowi i służy zaspokojeniu jego osobistych potrzeb. Ustawodawca przewidział przy tym zwolnienie podatkowe do kwoty 1000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Po przekroczeniu tego limitu, co do zasady, powstaje obowiązek opodatkowania.

W interpretacji z 25 listopada 2025 r. Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że nie każde świadczenie integracyjne finansowane z ZFŚS automatycznie powoduje powstanie przychodu. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy dane świadczenie realizuje interes pracownika, czy raczej interes pracodawcy.

W analizowanym przypadku placówka oświatowa zorganizowała wyjazd integracyjny obejmujący wspólny przejazd, udział w wydarzeniu kulturalnym oraz kolację. Celem przedsięwzięcia była integracja zespołu, poprawa współpracy i relacji zawodowych oraz budowanie dobrej atmosfery pracy. KIS uznała, że takie działanie służy przede wszystkim celom organizacyjnym pracodawcy, a nie indywidualnym korzyściom pracowników.

Dyrektor KIS podkreślił, że w opisanej sytuacji nie dochodzi do powstania przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Udział w spotkaniu integracyjnym nie zastępuje jego prywatnych wydatków ani nie prowadzi do uzyskania osobistej korzyści finansowej. Dodatkowo uczestnictwo miało charakter dobrowolny i było skierowane do całego zespołu, a nie do wybranych osób.

W konsekwencji świadczenie nie spełniało przesłanek uznania go za przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Tym samym brak było podstaw do opodatkowania wartości udziału w wyjeździe integracyjnym.

Przy ocenie skutków podatkowych świadczeń integracyjnych należy odwoływać się nie tylko do przepisów ustawy o PIT, ale także do utrwalonego orzecznictwa, w tym do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13). Zgodnie z tym kierunkiem wykładni, aby świadczenie mogło zostać uznane za przychód pracownika, musi spełniać łącznie kilka warunków.

Należy zbadać, czy udział w świadczeniu był dobrowolny, czy zostało ono zrealizowane w interesie pracownika, czy przyniosło mu konkretną i wymierną korzyść majątkową oraz czy możliwe jest przypisanie tej korzyści indywidualnej osobie. W przypadku spotkań integracyjnych inicjowanych przez dyrektora szkoły lub przedszkola, których głównym celem jest poprawa współpracy i komunikacji w zespole, trudno mówić o realizacji wyłącznie interesu pracownika.

Co do zasady, zakład pracy pełni funkcję płatnika podatku dochodowego i jest zobowiązany do obliczenia oraz poboru zaliczki na PIT od świadczeń stanowiących przychód ze stosunku pracy. Jeżeli jednak dane świadczenie nie spełnia definicji przychodu, obowiązek ten nie powstaje.

Interpretacja KIS jednoznacznie wskazuje, że świadczenia z ZFŚS, które nie powodują przysporzenia majątkowego po stronie pracownika i nie zastępują jego prywatnych wydatków, nie podlegają opodatkowaniu. Dla szkół i przedszkoli oznacza to możliwość bezpiecznego rozliczania określonych form integracji bez konieczności naliczania zaliczek na PIT.

Analizowana interpretacja ma istotne znaczenie dla praktyki funkcjonowania placówek oświatowych. Potwierdza, że finansowanie spotkań integracyjnych z ZFŚS nie zawsze wiąże się z konsekwencjami podatkowymi po stronie pracowników. Decydujące znaczenie ma cel świadczenia oraz to, czy prowadzi ono do realnej korzyści majątkowej.

Jeżeli wyjazd lub spotkanie integracyjne jest organizowane z inicjatywy pracodawcy, ma charakter zespołowy i służy poprawie funkcjonowania placówki, brak jest podstaw do uznania go za przychód ze stosunku pracy. W takich przypadkach szkoła lub przedszkole nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy.