mLegitymacja nauczyciela w mObywatel: co zmienia się od 30.11.2025 r.

Kluczową nowością jest wprowadzenie elektronicznej legitymacji nauczycielskiej – mLegitymacji, czyli służbowego dokumentu w aplikacji mObywatel, który zastępuje dotychczasową „kartę”. mLegitymacja ma potwierdzać fakt zatrudnienia na stanowisku nauczyciela i będzie dostępna bezpośrednio w telefonie.

Mobilny dokument będzie zawierał jasno określone informacje:

• imię (imiona) i nazwisko nauczyciela,
• aktualny wizerunek twarzy,
• nazwę pracodawcy i adres jego siedziby,
• numer mLegitymacji nadany poprzez System Informacji Oświatowej (SIO),
• datę wystawienia dokumentu.

mLegitymacja służy do potwierdzania zatrudnienia w charakterze nauczyciela. Dyrektor ma obowiązek wystawić ją z urzędu i bezpłatnie, w terminie 14 dni od nawiązania stosunku pracy:

• w jednostce systemu oświaty,
• na stanowisku nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego objętego Kartą Nauczyciela.

Nauczyciel nie składa wniosku – cały proces inicjuje i przeprowadza dyrektor.

Aby wydać nową legitymację służbową, dyrektor (lub upoważniony pracownik) musi uwierzytelnić się certyfikatem podstawowym użytkownika aplikacji mObywatel. To techniczny warunek poprawnego i ważnego wystawienia dokumentu.

Legitymacja w wersji mobilnej przysługuje nauczycielowi niezależnie od:

• podstawy zatrudnienia (mianowanie lub umowa o pracę),
• wymiaru pensum (pełny etat / część etatu),
• długości zatrudnienia,
• stopnia awansu zawodowego (także przy jego braku),
• stażu pracy,
• pełnienia funkcji kierowniczej,
• posiadanych kwalifikacji,
• statusu i rodzaju szkoły lub placówki (dotyczy również placówek publicznych niesamorządowych i niepublicznych).

mLegitymację otrzyma także dyrektor szkoły, o ile pozostaje formalnie zatrudniony na stanowisku nauczyciela – nawet wtedy, gdy jest całkowicie zwolniony z prowadzenia zajęć.

• Dokument mobilny wydaje się również nauczycielowi zatrudnionemu na podstawie art. 10 ust. 9 Karty Nauczyciela.
• mLegitymacja nie przysługuje osobie niebędącej nauczycielem zatrudnionej w trybie art. 15 Prawa oświatowego, a także pomocy nauczyciela i asystentowi międzykulturowemu.

Nowa legitymacja w aplikacji mObywatel będzie miała charakter bezterminowy. Oznacza to koniec z praktyką cyklicznego przedłużania ważności przy pomocy hologramów – nie będą już wymagane.

Mimo braku daty ważności, legitymacja mobilna podlega unieważnieniu w ściśle określonych sytuacjach:

• rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy nauczyciela,
• zmiana nazwy szkoły, w której nauczyciel jest zatrudniony, jeżeli zmianie uległ także numer placówki w RSPO,
• błędny numer mLegitymacji,
• unieważnienie legitymacji w formie karty (tradycyjnej).

Jeżeli dojdzie do unieważnienia mLegitymacji, szkoła powinna wystawić nową – z wyjątkiem sytuacji, gdy stosunek pracy ustał (wtedy nowa legitymacja nie przysługuje).

Przepisy przewidują możliwość wydania legitymacji w formie karty, ale wyłącznie na pisemny wniosek nauczyciela.

Dyrektor ma 30 dni od dnia otrzymania wniosku, aby wydać legitymację w postaci karty.

mLegitymacja w telefonie jest bezpłatna. Natomiast dokument w formie karty jest odpłatny – szkoła pobiera opłatę nie wyższą niż rzeczywisty koszt wytworzenia karty.

Do tej opłaty nie wolno doliczać m.in.:

• kosztów przesyłki zamawianych blankietów,
• zakupu hologramów (nie są one potrzebne do przedłużania ważności).

Legitymacja wydawana w tradycyjnej, plastikowej postaci będzie zawierała:

• imię (imiona) i nazwisko nauczyciela,
• fotografię (wizerunek twarzy) posiadacza,
• pełną nazwę oraz adres siedziby szkoły zatrudniającej,
• numer legitymacji (identyczny jak numer przypisany mLegitymacji),
• datę wystawienia dokumentu,
• hologram potwierdzający ważność legitymacji w danym roku szkolnym.

Choć legitymacja nie ma daty końcowej ważności, jej bieżąca ważność będzie poświadczana co roku poprzez naklejenie hologramu na kolejny rok szkolny.

Unieważnienie legitymacji nastąpi z inicjatywy szkoły w przypadkach:

• rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z nauczycielem,
• zmiany nazwy szkoły (gdy wymaga to wydania nowego dokumentu – karta zostanie wystawiona z urzędu),
• zapełnienia wszystkich pól na hologramy i upływu terminu ważności nadanego ostatnim hologramem
  (w tej sytuacji nowa karta jest wydawana na wniosek nauczyciela),
• stwierdzenia błędów lub omyłek w dotychczasowym dokumencie
  (wtedy nowa karta przysługuje z urzędu).

Na wniosek posiadacza karta zostanie unieważniona i wymieniona, gdy:

• dojdzie do utraty legitymacji,
• dokument zostanie uszkodzony w sposób podważający jego wiarygodność lub utrudniający identyfikację, bądź zniszczony,
• nastąpi zmiana imienia (imion) lub nazwiska nauczyciela.

Po unieważnieniu legitymacji – albo po odnalezieniu karty uprzednio zgłoszonej jako utracona – nauczyciel ma obowiązek zwrócić dokument dyrektorowi w ciągu 3 dni od unieważnienia bądź odzyskania. Dyrektor trwale uszkadza kartę przez przecięcie, a następnie oddaje ją właścicielowi jako fizycznie zniszczoną.

Wprowadzono rozwiązania pomostowe. Dyrektorzy szkół i placówek będą mieli obowiązek wystawiać mLegitymację w aplikacji mObywatel dla osób zatrudnionych od 1 grudnia 2025 r. lub później – i to w terminie 14 dni od nawiązania stosunku pracy. Dla nauczycieli, którzy już pracują przed 1 grudnia 2025 r., graniczną datą na wydanie dokumentu mobilnego jest 15 grudnia 2025 r.

Sytuacja A i B – porównanie

• Nauczyciel A pracuje nieprzerwanie od 1 września 2024 r.
• Nauczyciel B zostaje zatrudniony 1 grudnia 2025 r.

W obu tych przypadkach ostateczny termin przekazania mLegitymacji to 15 grudnia 2025 r. – dla A jako data wynikająca z przepisów przejściowych, a dla B jako skutek 14-dniowego terminu liczonych od dnia zatrudnienia, który i tak nie może przekroczyć wspomnianej daty granicznej.

Wprowadzenie mLegitymacji nie unieważnia automatycznie wcześniej wystawionych legitymacji służbowych. Zgodnie z regulacjami przejściowymi, dotychczasowe dokumenty zachowują ważność do dnia wydania nowej legitymacji w formie karty (nie mylić z mLegitymacją), jednak nie dłużej niż do daty, na którą zostały pierwotnie wydane.

W praktyce przez pewien czas może wystąpić sytuacja, w której nauczyciel posługuje się jednocześnie nową mLegitymacją w telefonie oraz dotychczasową legitymacją wystawioną na starych zasadach. Taki okres nakładania się dokumentów jest przewidziany przez przepisy i ma zapewnić pełną ciągłość potwierdzania zatrudnienia do chwili wymiany „starej” karty na nowy wzór legitymacji w postaci karty.