Zasady korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinny wynikać z regulaminu funduszu. To w nim dyrektor przedszkola powinien określić m.in. osoby uprawnione do świadczeń, rodzaje wsparcia finansowanego z funduszu, kryteria przyznawania świadczeń oraz dokumenty wymagane od pracownika.

Przyznanie świadczenia z ZFŚS musi być uzależnione od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej. Chodzi przede wszystkim o jej sytuację życiową, rodzinną i materialną. Dlatego w praktyce pracownik, który ubiega się np. o dofinansowanie wypoczynku, zapomogę, świadczenie świąteczne czy inną formę pomocy socjalnej, powinien złożyć nie tylko sam wniosek, ale również oświadczenie pozwalające ocenić jego sytuację.

Najczęściej takim dokumentem jest oświadczenie o dochodzie przypadającym na jedną osobę w rodzinie pracownika. Na tej podstawie komisja socjalna albo pracodawca może przypisać pracownika do odpowiedniego progu dochodowego i ustalić wysokość świadczenia.

Jeżeli pracownik nie złoży oświadczenia o dochodach, pracodawca nie ma danych potrzebnych do prawidłowego ustalenia wysokości świadczenia. Nie można bowiem rzetelnie ocenić, czy pracownik znajduje się w niższym, średnim czy wyższym progu dochodowym.

W takiej sytuacji pojawia się praktyczne pytanie: czy pracownik powinien zostać całkowicie wyłączony z możliwości otrzymania świadczenia, czy można przyznać mu świadczenie w najniższej wysokości?

Oba rozwiązania mogą być dopuszczalne, ale powinny wynikać z regulaminu ZFŚS. To regulamin powinien przesądzać, jakie skutki wywołuje brak wymaganego oświadczenia lub innych dokumentów potrzebnych do ustalenia sytuacji socjalnej.

Jednym z możliwych rozwiązań jest zapis, zgodnie z którym brak wymaganego oświadczenia powoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania albo odmowę przyznania świadczenia z powodu niekompletnego wniosku.

Takie rozwiązanie jest uzasadnione wtedy, gdy regulamin wyraźnie wskazuje, że złożenie oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej jest warunkiem rozpatrzenia wniosku. Jeżeli pracownik nie przedstawia danych pozwalających zastosować kryterium socjalne, pracodawca nie ma podstaw do ustalenia prawa do świadczenia ani jego wysokości.

Warto jednak zadbać, aby regulamin przewidywał wcześniejsze wezwanie pracownika do uzupełnienia braków. Dzięki temu dyrektor ograniczy ryzyko zarzutu zbyt formalistycznego działania.

Drugim rozwiązaniem jest wprowadzenie do regulaminu zapisu, że pracownik, który nie złoży oświadczenia o dochodach, zostaje zakwalifikowany do najwyższego progu dochodowego. W praktyce oznacza to, że może otrzymać świadczenie, ale w najniższej wysokości przewidzianej dla danego rodzaju pomocy.

To rozwiązanie bywa korzystne organizacyjnie, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której brak jednego dokumentu całkowicie pozbawia pracownika świadczenia. Jednocześnie chroni środki funduszu, ponieważ pracownik, który nie ujawnia danych o dochodach, nie korzysta z wyższego poziomu wsparcia.

Takie postanowienie powinno być jednoznaczne. Pracownik musi wiedzieć, jakie konsekwencje wywoła niezłożenie oświadczenia w terminie.

Dyrektor przedszkola powinien pamiętać, że środki ZFŚS mają charakter socjalny. Nie są dodatkiem płacowym ani świadczeniem należnym automatycznie każdemu pracownikowi w tej samej wysokości.

Z tego powodu przyznawanie świadczeń powinno być zróżnicowane. Osoby znajdujące się w trudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej mogą otrzymać wyższe wsparcie, a osoby w lepszej sytuacji - niższe. Średni dochód na osobę w rodzinie jest w praktyce jednym z najbardziej czytelnych kryteriów oceny sytuacji socjalnej.

Takie podejście potwierdza również orzecznictwo. Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2008 r., II PK 156/07, wskazał, że przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny może być usprawiedliwionym kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o świadczenia z funduszu.

Pracownik co do zasady składa oświadczenie o swojej sytuacji socjalnej. Nie oznacza to jednak, że dyrektor przedszkola musi zawsze poprzestać wyłącznie na deklaracji pracownika.

Pracodawca administrujący funduszem może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Może to dotyczyć m.in. sytuacji materialnej, rodzinnej, a w określonych przypadkach także zdrowotnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

W praktyce regulamin ZFŚS może przewidywać, żepracodawca ma prawo zażądać dodatkowych dokumentów, np. zaświadczeń, oświadczeń lub innych dokumentów potwierdzających dane wskazane we wniosku. Ważne jest jednak, aby żądane dokumenty były adekwatne do celu, czyli do ustalenia prawa do świadczenia i jego wysokości.

Aby uniknąć sporów z pracownikami, regulamin ZFŚS powinien precyzyjnie opisywać procedurę składania i rozpatrywania wniosków. W szczególności warto uregulować cztery kwestie:

1) regulamin powinien wskazywać, jakie dokumenty są wymagane do ustalenia sytuacji socjalnej. Należy określić, czy pracownik składa formularz wniosku, oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie, a w razie potrzeby także dodatkowe dokumenty;

2) trzeba określić terminy i sposób składania dokumentów. Warto wskazać, czy dokumenty składa się w formie papierowej, elektronicznej, do dyrektora, komisji socjalnej albo innej wyznaczonej osoby;

3) regulamin powinien przewidywać skutki braków formalnych. Można zapisać, że brak oświadczenia powoduje wezwanie do uzupełnienia wniosku, a następnie - w zależności od przyjętego modelu - odmowę świadczenia albo zakwalifikowanie pracownika do najwyższego progu dochodowego;

4) warto wprowadzić procedurę odwoławczą lub możliwość ponownego rozpatrzenia sprawy. Pracownik powinien wiedzieć, czy i w jakim terminie może uzupełnić dane, złożyć wyjaśnienia albo poprosić o ponowne rozpatrzenie wniosku.

Poniżej przykładowy zapis, który można dostosować do regulaminu obowiązującego w przedszkolu:

Jeżeli przedszkole chce stosować tylko jeden z tych wariantów, zapis powinien być bardziej stanowczy. Regulamin nie powinien pozostawiać komisji socjalnej pełnej dowolności, ponieważ może to prowadzić do nierównego traktowania pracowników.