W przypadku wycieczki finansowanej z ZFŚS, obejmującej konkretne świadczenia dla uczestników, takie jak przejazd, nocleg, zwiedzanie, wyżywienie czy bilety wstępu, należy co do zasady zastosować kryterium socjalne. Oznacza to, że wysokość dofinansowania powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Nie jest bezpieczne przyjęcie zasady, że każdy uczestnik wycieczki otrzymuje z ZFŚS świadczenie o tej samej wartości, niezależnie od dochodu i sytuacji socjalnej. Jeżeli regulamin przewiduje trzy grupy dochodowe, to osoby z grup o wyższych dochodach powinny mieć niższe dofinansowanie albo dopłacić różnicę do kosztu wycieczki.

Zapis regulaminu, że uczestnicy imprezy masowej „nie ponoszą żadnych dodatkowych opłat”, może być stosowany tylko ostrożnie i raczej do takich wydarzeń, których nie da się łatwo sprowadzić do indywidualnego świadczenia o określonej wartości dla konkretnej osoby albo które mają rzeczywiście otwarty, zbiorowy charakter. Przy wycieczce z noclegiem i wyżywieniem wartość świadczenia przypadająca na uczestnika jest łatwa do ustalenia, dlatego zastosowanie kryterium socjalnego jest rozwiązaniem bezpieczniejszym.

Element szkoleniowy nie powinien być finansowany z ZFŚS. Jeżeli spotkanie ma charakter szkolenia zawodowego, organizacyjnego lub służbowego, jego koszt powinien zostać pokryty ze środków pracodawcy, a nie z funduszu socjalnego.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie jest funduszem nagród, funduszem integracyjnym ani źródłem jednakowych świadczeń dla wszystkich pracowników przedszkola. Jego przeznaczeniem jest finansowanie działalności socjalnej, czyli m.in. różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, pomocy materialnej i innych świadczeń określonych w ustawie o ZFŚS.

Kluczowe znaczenie ma art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z nim przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Oznacza to, że jeżeli przedszkole finansuje świadczenie dla konkretnej osoby, a wartość tego świadczenia można ustalić, nie powinno się przyznawać wszystkim jednakowego dofinansowania tylko dlatego, że wszyscy są pracownikami albo wszyscy zostali zaproszeni na wycieczkę.

Wycieczka obejmująca nocleg, wyżywienie, zwiedzanie, transport czy bilety wstępu ma konkretną wartość przypadającą na uczestnika. W praktyce można łatwo ustalić, ile kosztuje udział jednej osoby. Taki wydatek ma więc charakter świadczenia przypisanego indywidualnie do osoby korzystającej.

Właśnie dlatego przy tego rodzaju wycieczce najbezpieczniejsze jest zastosowanie tabeli dopłat uzależnionej od kryterium socjalnego. Osoba w najtrudniejszej sytuacji może otrzymać 100% dofinansowania, natomiast osoby w lepszej sytuacji materialnej powinny otrzymać niższe dofinansowanie i dopłacić brakującą część.

W regulaminach ZFŚS często pojawiają się zapisy, że imprezy integracyjne, wycieczki albo wydarzenia sportowo-rekreacyjne są finansowane w całości z funduszu, a osoby uprawnione nie ponoszą dodatkowych opłat. Taki zapis nie zawsze będzie jednak bezpieczny.

Trzeba odróżnić dwa rodzaje wydarzeń. Pierwszy to rzeczywiście zbiorowe, otwarte wydarzenie socjalne, np. piknik rodzinny, spotkanie integracyjne w przedszkolu, ogólnodostępna impreza rekreacyjna, w której trudno przypisać każdemu uczestnikowi konkretną indywidualną wartość świadczenia albo celem jest zapewnienie wszystkim jednakowego dostępu do wspólnej aktywności.

Drugi to świadczenie, które mimo nazwy „impreza masowa” ma konkretny koszt przypadający na uczestnika. Wycieczka z noclegiem, przejazdem, wyżywieniem i zwiedzaniem należy raczej do tej drugiej kategorii. Każda osoba otrzymuje wymierną usługę, której wartość można określić. W takim przypadku zastosowanie kryterium socjalnego jest wymagane albo co najmniej zdecydowanie rekomendowane.

Podobnie należy ocenić wyjście do kina, teatru, opery, filharmonii albo na inne wydarzenie kulturalne, jeżeli przedszkole finansuje konkretne bilety dla konkretnych osób. Bilet ma określoną wartość, a świadczenie przypada indywidualnie uczestnikowi.

Jeżeli z ZFŚS kupowane są bilety dla pracowników lub emerytów, bezpieczniej jest zastosować kryterium socjalne, np. przez zróżnicowanie dofinansowania do biletu. Osoba w trudniejszej sytuacji może otrzymać wyższe dofinansowanie, a osoba w lepszej sytuacji - niższe.

Jeżeli dodatkowo finansowana jest konsumpcja, np. kolacja po spektaklu, również jest to świadczenie o konkretnej wartości przypadającej na uczestnika. W takim przypadku argument za zastosowaniem kryterium socjalnego jest jeszcze silniejszy.

Ważne! Cel integracyjny sam w sobie nie znosi obowiązku stosowania zasad funduszu socjalnego. Jeżeli wydarzenie jest finansowane z ZFŚS, musi mieścić się w działalności socjalnej i być realizowane zgodnie z ustawą o ZFŚS.

Inaczej jest, gdy pracodawca organizuje spotkanie integracyjne z innych środków pracodawcy, a nie z funduszu socjalnego. Wtedy wydarzenie może mieć charakter pracowniczy, organizacyjny, motywacyjny albo integracyjny i nie musi być różnicowane według kryterium socjalnego. Nie jest to jednak wydatek z ZFŚS.

Jeżeli więc przedszkole chce zorganizować wydarzenie dla wszystkich pracowników „po równo”, bez badania sytuacji socjalnej i bez różnicowania dopłat, bezpieczniejszym źródłem finansowania będą środki pracodawcy, a nie fundusz socjalny.

Wątpliwości budzi także finansowanie z ZFŚS spotkania szkoleniowego. Fundusz socjalny nie służy finansowaniu zadań szkoleniowych pracodawcy. Jeżeli część wyjazdu obejmuje szkolenie zawodowe, organizacyjne, metodyczne, BHP, z zakresu prawa oświatowego albo inne szkolenie związane z wykonywaniem pracy, ta część kosztów powinna zostać sfinansowana ze środków pracodawcy.

Można natomiast rozdzielić koszty. Część socjalna, np. rekreacyjna lub kulturalna, może być finansowana z ZFŚS z zastosowaniem kryterium socjalnego. Część szkoleniowa, np. wynagrodzenie prowadzącego, sala szkoleniowa, materiały szkoleniowe, obsługa szkolenia, powinna być finansowana poza ZFŚS.

Zapis, że osoby uprawnione uczestniczące w imprezie „nie ponoszą żadnych dodatkowych opłat”, warto doprecyzować. W obecnym brzmieniu może sugerować pełne finansowanie wszystkim uczestnikom, niezależnie od sytuacji socjalnej. To może być kwestionowane przy świadczeniach o indywidualnie ustalanej wartości, takich jak wycieczki, bilety, noclegi czy posiłki.

Taki zapis pozwala pogodzić oba typy działalności: zbiorowe wydarzenia finansowane w całości oraz indywidualne świadczenia różnicowane socjalnie.

W przypadku wycieczki z okazji Dnia Edukacji Narodowej obejmującej zwiedzanie, nocleg, konsumpcję i element szkoleniowy rekomendowane jest następujące postępowanie:

• Oddzielić część szkoleniową od części socjalnej.
• Część szkoleniową sfinansować ze środków pracodawcy, nie z ZFŚS.
• Ustalić koszt części socjalnej przypadający na jednego uczestnika.
• Zastosować kryterium socjalne zgodnie z regulaminem ZFŚS.
• Przyznać dofinansowanie w różnej wysokości zależnie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
• Pobrać dopłaty od osób, których dofinansowanie nie pokrywa pełnego kosztu udziału.
• Udokumentować przyznanie świadczenia, w tym podstawę zakwalifikowania osoby do odpowiedniej grupy socjalnej.

Takie rozwiązanie jest najbezpieczniejsze z punktu widzenia kontroli ZFŚS.