Zwolnienie pracownika – przygotuj się do trudnej rozmowy

W pracy każdego dyrektora nadchodzi taki moment, kiedy konieczne jest rozstanie z pracownikiem lub pracownikami. Czasami decyzja o zwolnieniu spowodowana jest jakością pracy, czasami wynika z kwestii organizacyjnych (likwidacja stanowiska pracy, bez winy pracownika). Niezależnie od liczby lat doświadczenia, za każdym razem jest to bardzo stresujący moment. Nawet jeśli wina leży ewidentnie po stronie pracownika, większość bardzo przeżywa ten moment i najchętniej nie pojawiłaby się na takim spotkaniu. Jest to wyzwanie, któremu trzeba stawić czoła i pokazać swoją dojrzałość menedżerską. Te trudne sytuacje najlepiej pokazują, czy zarządzanie zespołem jest nam pisane.

Stres związany z rozmową o wypowiedzeniu można zniwelować dobrym przygotowaniem. Na to przygotowanie składa się kilka elementów – począwszy od kwestii formalnych, takich jak przygotowanie dokumentów, przez wybranie świadków, po opracowanie scenariusza rozmowy. 

Podstawą przygotowania są dobrze opracowane dokumenty. Jeśli nie masz w zespole osoby biegłej w przygotowywaniu wypowiedzeń, warto skorzystać ze wsparcia prawnika. Jedną z gorszych sytuacji, jaka mogłaby się stać, to wytknięcie managerowi przez zwalnianego pracownika błędu w wypowiedzeniu. 

Na spotkanie związane z wypowiedzeniem oprócz pracownika zapraszaj zawsze drugą osobę. Pełni ona rolę świadka. Jej relacja może być przydatna na przykład w sytuacji rozprawy sądowej lub kontroli inspekcji pracy. Dlaczego obecność świadka jest tak istotna?

Jeśli osoba, którą będzie świadkiem, jest zaufana, może być twoim wsparciem przed spotkaniem. Spotkajcie się wcześniej i przeanalizujecie różne scenariusze rozmowy. Zastanówcie się m.in., jakie pytania może mieć pracownik. Przygotuj się na nie. Jeśli są to twarde informacje, których nie wpisano do wypowiedzenia, np.:

• ile dni urlopu pozostało do wykorzystania,
• do kiedy ma rozliczyć się ze sprzętu służbowego.

Takie informacje warto spisać i mieć na oddzielnej kartce.

Przed spotkaniem zastanów się, czy chcesz, żeby pracownik wykorzystał przysługujący mu urlop, czy wolisz wypłacić ekwiwalent. Jeśli pracownik ma wykorzystać urlop w naturze, to zastanów się, czy wskażesz daty w wypowiedzeniu, czy pracownik będzie mógł zdecydować samodzielnie.

Rozważ sytuację, czy wolisz, żeby pracownik świadczył pracę w okresie wypowiedzenia czy wolisz zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy.

Warto zastanowić się również nad tym, co możesz zrobić, jeśli pracownik następnego dnia nie pojawi się w pracy i pójdzie na zwolnienie lekarskie, z którego już najprawdopodobniej nie wróci.

Pamiętaj, żeby spotkanie dotyczące wypowiedzenia było przeprowadzane w spokojnym miejscu. Warto wybrać prywatne i ciche miejsce, w którym pracownik będzie mógł swobodnie wyrazić swoje emocje. Nie mogą wam przeszkadzać osoby trzecie. Wycisz telefon, uśpij komputer. Te proste czynności dadzą poczucie komfortu i pewność, że nagle nie pojawi się ktoś z „pilną sprawą”. To też wyraz szacunku dla zwalnianego pracownika.

Otrzymanie wypowiedzenia to jeden z najtrudniejszych momentów w życiu pracownika. Niech nieproszony gość nie zjawi się w momencie, kiedy on/ona znajduje się w tak zwanej „rozsypce”.

Jednym z najgorszych scenariuszy jest ten, w którym plotka o zwolnieniu rozejdzie się szybciej, niż spotkanie się zakończy.

Oprócz czasu na spotkanie i rozmowę z pracownikiem zaplanuj również ten przed spotkaniem. Zarezerwuj sobie w kalendarzu 15–30 minut przed zaproszeniem pracownika. Niech to będzie czas na przypomnienie sobie wszystkich ustaleń i scenariusza rozmowy. Może być to czas na zniwelowanie stresu, np. wykonanie ćwiczeń na oddychanie, krótki spacer, rozmowę z drugą osobą uczestniczącą w spotkaniu.

Jeżeli zastanawiasz się, na kiedy najlepiej umówić spotkanie, to chyba na to pytanie nie ma dobrej odpowiedz. Żaden dzień tygodnia nie jest dobry na taką rozmowę i mierzenie się z emocjami. Ani poniedziałek, ani piątek tego nie ułatwi. Jeśli zorganizujesz spotkanie rano lub w ciągu dnia, daj możliwość pracownikowi do wyjścia od razu po spotkaniu do domu. Jeżeli nie możesz tego zaproponować, lepiej poczekaj z rozmową do końca dnia. 

Kiedy nadejdzie czas spotkania, to przełożony powinien zacząć rozmowę. Nie zagaduj, nie owijaj w bawełnę, od razu przejdź do rzeczy. Od czego zacząć? Od poinformowania, że podjąłeś decyzję o rozstaniu. Masz przygotowane dokumenty i prosisz o zapoznanie się z nimi i podpisanie. Zakomunikuj, z jakim dniem rozwiąże się umowa.

Wiele osób ma skłonność do tłumaczenia się ze swojej decyzji. Staraj się tego nie robić. Twoje słowa w emocjach mogą zostać mylnie zinterpretowane przez osobę, z którą się rozstajesz i wywołać niepotrzebną dyskusję. Spokój będzie Twoją siłą i pomoże Ci kontrolować przebieg rozmowy. 

Pracownik na pewno będzie zdenerwowany, może się rozpłakać, krzyczeć. Daj mu czas na opanowanie emocji. Warto mieć przygotowaną paczkę chusteczek higienicznych. Możesz powiedzieć, że rozumiesz zdenerwowanie pracownika, ale decyzja jest nieodwracalna.

Co zrobić, jeśli pracownik powie, że nie zgadza się z wypowiedzeniem i nie podpisze dokumentu? Wtedy należy na wypowiedzeniu sporządzić notatkę, np. Pracownik dostał możliwość zapoznania się z dokumentem w dniu XX.XX.XXXX r. o godz. XX:XX, jednak odmówił podpisania dokumentu. W spotkaniu uczestniczyły: Joanna Kowalska, Jan Nowak, Wiola Iksińska. Obie osoby (przełożony + świadek) powinny podpisać się pod notatką.

Musisz pamiętać, że przepisy nie wymagają, aby pracownik złożył podpis na dokumencie. Odmowa złożenia podpisu nie oznacza, że stosunek pracy nie zostanie rozwiązany. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że do jego skuteczności nie jest wymagana zgoda drugiej strony stosunku pracy – w tym wypadku pracownika. Wypowiedzenie musi być jednak dostarczone w taki sposób, aby pracownik mógł się z nim skutecznie zapoznać. 

Właśnie na takie sytuacje warto mieć świadka. Jeśli na rozmowie w sprawie rozwiązania stosunku pracy obecny będzie tylko przełożony, pracownik w sądzie może twierdzić, że nie było takiego spotkania i nie otrzymał wypowiedzenia. Sytuacje, gdy mamy słowo przeciwko słowu, zawsze są trudne do rozstrzygnięcia.

W przypadku przedszkoli publicznych oraz niepublicznych, w których sporządza się arkusz organizacji na kolejny rok szkolny, informacja o planach kadrowych jest znana już w okresie pracy nad projektem tego dokumentu. Zarówno nauczyciele, jak i pracownicy niepedagogiczni mogą więc po pierwsze przygotować się na rozmowę z dyrektorem, po drugie informacja nie zawsze jest tajemnicą. O tym, że dyrektor postanowił rozstać się z pracownikiem, wiadomo bowiem przed ostatecznym zatwierdzeniem arkusza. 

Inaczej jest, jeżeli decyzja o rozwiązaniu stosunku pracy zapada w trakcie roku szkolnego, a pracownik nie spodziewa się zwolnienia. W takim przypadku, jeśli tylko jest to możliwe, ustal z pracownikiem, kiedy ma nastąpić komunikacja o jego odejściu. Może to nastąpić praktycznie natychmiast po zakończeniu spotkania lub np. w ostatnim dniu jego pracy. Zapytaj, kto ma powiadomić o zwolnieniu – sam pracownik czy jego bezpośredni przełożony.

Komunikat pracodawcy do zespołu powinien być ogólny, bez wdawania się w szczegóły. Nie wolno oczerniać w nim zwolnionego pracownika. W niektórych sytuacjach, jeśli tylko to możliwe, lepiej zachować powód zwolnienia dla siebie. 

Jeśli planujesz zwolnić więcej niż jedną osobę, postaraj się to zrobić jednego dnia (lub w krótkim odstępie czasowym). Rozkładanie zwolnień w czasie spowoduje niepewność w zespole i może powodować zwiększoną liczbą absencji. Niektórzy pracownicy w obawie przed zwolnieniem będą uciekać na zwolnienia lekarskie, aby uniknąć wręczenia im oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy. Inni będą obawiać się decyzji o zwolnieniu ich z pracy, co może negatywnie wpłynąć na jakość wykonywanej przez nich pracy. 

Rozmowa komunikująca zwolnienie jest obarczona dużym poziomem emocji, przeważnie tych negatywnych. Dotyczy to zarówno zwalnianego pracownika, jak i przełożonego. Dlatego zadbaj o swoją psychikę i na ten dzień zaplanuj po pracy czas dla siebie. Zorganizuj coś, co przywróci Ci spokój i pozwoli odreagować. Może to być spacer, trening, czas z rodziną lub znajomymi. Poszukaj wytchnienia.