Dokumentacja rekrutacyjna – jak postępować po zakończeniu rekrutacji do przedszkola?

Udział w postępowaniu rekrutacyjnym jest możliwy pod warunkiem złożenia wniosku wraz z załącznikami. Zakres danych osobowych zamieszczanych we wniosku określa art. 150 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, dalej: UPO. Przy czym przepisy nie zawierają wzoru wniosku o przyjęcie do przedszkola ponieważ przygotowują je albo gminy odpowiedzialne za rekrutację albo w przypadku przedszkoli niepublicznych - dyrektorzy tych jednostek, którzy określają także jakie wymagania trzeba spełnić by zapisać dziecko do przedszkola prywatnego.  Z kolei wykaz dokumentów dołączanych do wniosku na potwierdzenie zawartych w nim okoliczności zawiera art. 150 ust. 2 UPO.

Po zakończeniu rekrutacji przedszkole dysponuje zatem wnioskiem o przyjęcie dziecka do przedszkola, który zawiera:

• imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL kandydata, a w przypadku braku numeru PESEL – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imiona i nazwiska rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – imiona rodziców;
• adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres miejsca zamieszkania kandydata;
• adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres poczty elektronicznej i numer telefonu kandydata, jeśli je posiadają;
• wskazanie kolejności wybranych publicznych przedszkoli, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznych innych form wychowania przedszkolnego w porządku od najbardziej do najmniej preferowanych.

Do wniosku rodzice lub opiekunowie mogli dołączyć:

• oświadczenie o wielodzietności rodziny kandydata, 
• orzeczenie o niepełnosprawności kandydata (w tym orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego),
• orzeczenie o niepełnosprawności rodzeństwa, rodzica lub rodziców dziecka,
• prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód bądź separację lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka, oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem, 
• dokument poświadczający objęcie dziecka pieczą zastępczą, 
• dokumenty potwierdzające spełnianie przez kandydata kryteriów określonych przez organ prowadzący, w tym oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata – jeżeli organ prowadzący ustanowił obowiązywanie kryterium dochodowego.

Sposób postępowania z dokumentacją rekrutacyjną uzależniony jest od tego, czy kandydat został przyjęty, czy też znalazł się na liście dzieci nieprzyjętych do przedszkola.

W pierwszym przypadku wniosek oraz załączniki przechowuje się przez cały okres korzystania z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu (art. 160 ust. 1 UPO). Okres korzystania z wychowania przedszkolnego należy rozumieć dosłownie, czyli do opuszczania przedszkola przez dziecko. Przepis nie upoważnia zatem do przechowywania dokumentacji rekrutacyjnej dziecka, które zostanie skreślone z listy wychowanków w trakcie roku szkolnego. Konieczne jest natomiast zachowanie dokumentów dziecka, którego rodzice zdecydują o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego w danej placówce.

W odniesieniu do dokumentów dzieci nieprzyjętych sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana. Zgodnie z art. 160 ust. 2 UPO, dane dotyczące kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem. Co oznacza to w praktyce?

Jeżeli rodzice lub opiekunowie kandydata nie wnosili odwołania od wyniku rekrutacji, to wszelką dokumentację przechowuje się przez rok od dnia ogłoszenia wyników postępowania rekrutacyjnego. Natomiast, gdy takie odwołanie wnieśli, to rozpoczęcie biegu terminu jest uzależnione od tego, czy rodzice wnieśli skargę do sądu administracyjnego.

Jeśli nie została złożona skarga, o której mowa w art. 158 ust. 8 UPO, to rok należy liczyć od dnia doręczenia rodzicom ostatecznego rozstrzygnięcia dyrektora. Rozstrzygnięcia dyrektora nie można mylić z uzasadnieniem rozstrzygnięcia, którego otrzymanie umożliwia dopiero odwołanie się od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej.

Natomiast jeśli wniesiono skargę do sądu, to okres roku liczy się od dnia dostarczenia rodzicom prawomocnego rozstrzygnięcia.

Oczywiście, nie jest również wykluczone, że odwołanie się od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej zakończy się wydaniem przez dyrektora rozstrzygnięcia o przyjęciu dziecka do przedszkola. W takim przypadku zastosowanie ma art. 160 ust. 1 UPO – dokumenty należy zachować do ukończenia przedszkola przez dziecko.

Postępowanie uzupełniające jest przeprowadzane, jeżeli po zakończeniu rekrutacji przedszkole nadal dysponuje wolnymi miejscami. Dokumenty dzieci nieprzyjętych w pierwszym naborze przechowuje się przez rok od podania do publicznej wiadomości informacji o kandydatach przyjętych i nieprzyjętych, a nie od dnia ogłoszenia wyników postępowania uzupełniającego.

W ustawie z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe określono terminy przechowywania dokumentacji rekrutacyjnej. Nie wskazano jednak wprost, jak należy postąpić z nimi, po upływie tych okresów.

Po upływie okresu przechowywania dokumentację rekrutacyjną należy zniszczyć. Jeżeli zaś dane są przechowywane na nośniku, trzeba usunąć je w taki sposób, aby nie było możliwe ich odzyskanie.

Danych zgromadzonych w postępowaniu rekrutacyjnym nie archiwizuje się na zasadach dotyczących dokumentacji przebiegu nauczania. Warto natomiast pamiętać, że w przypadku niszczenia dokumentacji zniszczeniu ulegają wyłącznie dokumenty dotyczące rekrutacji. Przeniesienie dziecka do innego przedszkola nie uprawnia do zniszczenia dokumentów dotyczących przebiegu nauczania, wychowania i opieki.