Aktualizacja instrukcji kancelaryjnej

Samorządowe jednostki organizacyjne muszą posiadać i stosować przepisy kancelaryjne i archiwalne. Regulacje w zakresie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych określają przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zobowiązują one szkoły i przedszkola (samorządowe jednostki organizacyjne) do zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

• powstającej w nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,

• nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.

Na podstawie obowiązujących przepisów dyrektor szkoły/przedszkola powinien określić:

1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w szkole oraz ustalić dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Zaczynają one obowiązywać po wprowadzeniu tych dokumentów zarządzeniem dyrektora, które wcześniej powinien uzgodnić z archiwum państwowym. Od 2011 roku do dziś art. 6 ust. 2 ustawy obowiązuje w niezmienionej treści.

W 2019 roku weszło w życie kilka aktów prawnych, których przepisy, po zastosowaniu ich w szkole i przedszkolu, wpływają na sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Są to:

1) ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która poprzez wprowadzenie w art. 1 zmian w Kodeksie pracy umożliwia:

a) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej, a także zmianę postaci jej prowadzenia i przechowania (art. 94 pkt 9a i art. 94⁸ kp),

b) skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kp);

2) rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi (rozdział 3 i 4 rozporządzenia).

W przypadku skorzystania z możliwości przewidzianych przepisami należy wprowadzić odpowiednie zmiany w dotychczas stosowanych dokumentach, które odzwierciedlać będą stan faktyczny. Projekt zmian do istniejących przepisów należy przesłać do właściwego archiwum państwowego, którego pracownicy zweryfikują go pod kątem zgodności z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisami wykonawczymi oraz innymi obowiązującymi przepisami, a także metodyką archiwalną. W przypadku pozytywnej oceny projektu archiwum państwowe prześle pismo informujące o uzgodnieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wraz z jednym egzemplarzem uzgodnionych przepisów, na których umieszczana jest adnotacja „w porozumieniu”. Wszelkie zmiany i uzupełnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych mogą być wprowadzane wyłącznie zarządzeniem dyrektora szkoły w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

Szkoła i przedszkole (samorządowa jednostka organizacyjna), które planują skorzystać z możliwości krótszego przechowywania dokumentacji lub już korzystają z tej możliwości, powinny dokonać stosownej zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt. W klasach dotyczących przechowywania akt osobowych, pomocy ewidencyjnych do akt osobowych oraz list płac i kart wynagrodzeń można zastosować kategorię BE10/B10, przy czym w uwagach powinna znaleźć się informacja, że do kategorii BE50/B50 kwalifikuje się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. a także w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego.

W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej lub zmiany postaci z papierowej na elektroniczną należy dostosować zapisy instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej do regulacji zawartych w ww. rozporządzeniu.

Zmiany w opracowanych w szkole i przedszkolu dokumentach należy wprowadzić zarządzeniem dyrektora po uzgodnieniu treści wprowadzanych zmian z dyrektorem archiwum państwowego.

Jeśli szkoła (przedszkole), stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej:

1) posiada wymagane dokumenty,

2) zatwierdzone przez właściwe archiwum państwowe,

3) wprowadzone zarządzeniem przez dyrektora

i nie korzysta z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz nie zamierza zmieniać postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej, może stosować dotychczasowe instrukcje. W przeciwnym wypadku musi dokonać zmiany w już istniejących dokumentach nie później niż do czasu ich przekazywania do archiwum, a w praktyce bez zbędnej zwłoki, by podczas ewentualnej kontroli obejmującej swym zakresem czynności kancelaryjno-archiwalne uniknąć wykazania nieprawidłowości.