Pytanie: Dnia 4.11.2011 r. opracowaliśmy instrukcję kancelaryjną z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcję archiwalną w naszym przedszkolu, które zostały uzgodnione z Archiwum Państwowym. Czy powinniśmy dokonać zmian w tych dokumentach i w jakim terminie?
Każde przedszkole prowadzone przez jednostkę samorządu terytorialnego musi posiadać instrukcję kancelaryjną. Określa ona szczegółowe zasady i tryb dokonywania wszelkich czynności o charakterze kancelaryjnym. Żadne przepisy nie wskazują natomiast, by taki obowiązek spoczywał także na przedszkolach niesamorządowych. Sprawdź, czy instrukcja kancelaryjna w przedszkolu niepublicznym jest obowiązkowa.
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych nie ma zastosowania do jednostek niepublicznych. Oznacza to, że przedszkola niepubliczne nie muszą posiadać instrukcji kancelaryjnej.
Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzone, należy przekazać do archiwum lub składnicy akt. Przekazywane dokumenty muszą zostać odpowiednio uporządkowane, w przeciwnym razie pracownik składnicy nie potwierdzi swoim podpisem ich przyjęcia.
Dyrektor przedszkola ma obowiązek pisemnego zwrócenia się do Archiwum Państwowego z prośbą o zatwierdzenie zarządzenia w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Uzgodnienia z Archiwum Państwowym wymaga także wprowadzanie zmian w tych przepisach.
Instrukcja kancelaryjna określa działania, które podejmuje się w celu sprawnego zarządzania dokumentami w przedszkolu. Każde przedszkole ma własną strukturę organizacyjną, dlatego posługiwanie się gotowymi wzorami instrukcji nie gwarantuje prawidłowego i bezpiecznego obiegu dokumentów.
Do archiwizowania dokumentacji przedszkole publiczne powinno posiadać opracowaną i zatwierdzoną przez dyrektora przedszkola w uzgodnieniu z archiwum państwowym instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Dokumentacja ta nie jest obowiązkowa w placówkach niepublicznych.
© Wiedza i PraktykaStrona używa plików cookies.Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.
