Rozliczenia międzygminne przedszkoli – noty tylko za okres miniony
Gmina prowadząca przedszkole nie może obciążać gminy miejsca zamieszkania dziecka za przyszłe miesiące z tytułu uczęszczania do placówki. Rozliczenia dokonuje się wyłącznie po fakcie, na podstawie rzeczywistego uczęszczania, a nota obciążeniowa obejmuje wyłącznie okres miniony. Takie podejście wynika wprost z art. 50 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych oraz z cywilnoprawnych zasad przedawnienia roszczeń.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Kiedy gmina prowadząca może obciążyć inną gminę za przedszkolaka.
- Dlaczego wystawianie not z góry jest błędne.
- Jakie dokumenty warto gromadzić, by uniknąć korekt.
- Jakie są terminy przedawnienia w rozliczeniach międzygminnych.
Kiedy gmina „macierzysta” płaci za przedszkolaka spoza rejonu
Zgodnie z art. 50 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, jeżeli do przedszkola uczęszcza dziecko spoza gminy prowadzącej placówkę (i nieposiadające orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego), koszty wychowania przedszkolnego ponosi gmina miejsca zamieszkania dziecka. Wyliczenie opiera się na podstawowej kwocie dotacji pomniejszonej o kwotę przewidzianych potrzeb oświatowych. Kluczowe jest sformułowanie „uczęszcza” – wskazuje ono na konieczność stosowania rozliczenia według faktycznego stanu, a nie prognoz.
Dlaczego nie wolno wystawiać not „z góry”
Obciążenia wyprzedzające nie uwzględniają realiów – dziecko może opuścić przedszkole, zmienić miejsce zamieszkania lub zrezygnować z placówki. Nota wystawiona „z góry” nie znajduje uzasadnienia prawnego, ponieważ nie można obciążyć za świadczenie, które nie zostało zrealizowane. Dlatego noty należy wystawiać wyłącznie po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego.
Jakie okresy obejmuje nota i kiedy ją wystawić
Najbezpieczniejszą praktyką są rozliczenia miesięczne lub kwartalne – zawsze ex post. Podstawą są zestawienia obecności dziecka oraz stawki budżetowe obowiązujące w danym roku. Jeśli wcześniejsze okresy nie były rozliczone, dopuszcza się wystawienie not za okresy minione – z uwzględnieniem 3-letniego okresu przedawnienia, który kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).
Jak dokumentować rozliczenie, by uniknąć sporów
Rozliczenie powinno wykazywać faktyczne uczęszczanie dziecka w rozliczanym miesiącu. Do noty warto dołączyć:
- zestawienie z ewidencji obecności,
- informację o zastosowanej stawce z dotacji,
- kwotę potrzeb oświatowych.
W przypadku uczęszczania przez część miesiąca, zasadne jest proporcjonalne rozliczenie – najlepiej opisane w wewnętrznej procedurze lub uzgodnione między gminami.
Rola dyrektora przedszkola
Dyrektor nie jest stroną rozliczeń, ale ma wpływ na ich poprawność. Powinien:
- rzetelnie prowadzić ewidencję obecności,
- terminowo przekazywać dane organowi prowadzącemu,
- dbać o zgodność danych z arkuszem organizacyjnym,
- zgłaszać każdą zmianę sytuacji dziecka (przeniesienie, nieobecność, zmiana adresu zamieszkania).
Uniknięcie wystawienia noty za okres, w którym dziecko już nie uczęszczało do placówki, zależy w dużej mierze od bieżącej komunikacji.
Rozliczenia międzygminne za dzieci uczęszczające do przedszkoli powinny odbywać się wyłącznie wstecz – po zakończonym okresie, na podstawie rzeczywistej obecności i obowiązujących stawek. Wystawianie not za okresy przyszłe jest błędne i może skutkować sporami oraz koniecznością korekt. Prawidłowa dokumentacja i comiesięczne rozliczenia to najbezpieczniejsze rozwiązanie zgodne z art. 50 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.
Podobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer
Wydanie nr 149 - Styczeń 2026 r.
Narzędzia i szkolenia
Skorzystaj z porad ekspertów
Sprawdź »
Testuj bezpłatnie Portal przedszkolny przez 48 godzin
