Dokumentowanie wydatków przedszkola pokrywanych z dotacji

Osoba prowadząca niepubliczne przedszkole powinna opisać dokument źródłowy, zaznaczając, że wydatek został poniesiony ze środków dotacji. Opis na fakturze „środki własne” uniemożliwia zaliczenie wydatku wynikającego z tej faktury do wydatków poniesionych z dotacji. Kontroli podlega poprawność wydatkowania dotacji, a więc m.in. prawidłowość ponoszenia wydatków z dotacji.

Prawo do przeprowadzania kontroli jednostek oświatowych pobierających dotację wynika z art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Organ dotujący ma prawo kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych na podstawie przepisów ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Jest to podstawa do tego, by osoby przeprowadzające kontrolę miały prawo wstępu do jednostek kontrolowanych, wglądu do dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a także do żądania przedłożenia kopii dokumentów (sporządzania skanów).

Działania te nakierowane są na umożliwienie zebrania przez organ kontrolny stosownych dowodów. To bowiem beneficjent dotacji ma przedstawić czytelne i wiarygodne dowody potwierdzające, że właściwie pobrał i wykorzystał dotację. Pamiętać należy, że dokumenty, jakich żądają kontrolujący, mają być adekwatne do przedmiotu kontroli.

Tryb udzielania i rozliczania dotacji dla podmiotów oświatowych oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystywania wynika natomiast z uchwały organu prowadzącego. Na podstawie art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania, oraz termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Ustawodawca udzielił radzie gminy upoważnienia do ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji, a więc ustalenia procedury, technicznych i księgowych rozwiązań mających na celu udzielenie i rozliczenie dotacji. Natomiast zasady przyznawania dotacji wynikają z samej ustawy.

Jak wynika z analizy orzecznictwa, brak regulacji w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego dotyczących możliwości korekty nie oznacza jednocześnie braku możliwości dokonania korekty przez podmiot prowadzący niepubliczne przedszkole, szkołę lub placówkę. Jak wynika z art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, organ dotujący ma za zadanie zbadać prawidłowość pobrania i wykorzystania udzielonych dotacji. Oznacza to, że organ dotujący zbada m.in., na jakie cele przedszkole przeznaczyło dotację, jakie wydatki przedszkole poniosło z dotacji. Poniesione wydatki przedszkole jest zobowiązane rozliczać, a rozliczenie to przekazać organowi dotującemu. Te wydatki, które uwzględniono w rozliczeniu, należy uznać jako wydatki poniesione z dotacji.

Zaznaczyć należy, że żaden przepis prawa wprost nie reguluje kwestii dopuszczalności złożenia korekty wydatków poniesionych w danym roku budżetowym i terminu złożenia tej korekty. Jednakże z wykładni przepisów wynika, że dopuszczalne jest złożenie korekty odnoszącej się do całego okresu kontroli, przy czym należy sprawdzić, czy i w jaki sposób przepisy uchwały podjętej w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla publicznych podmiotów oświatowych oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystywania przewidują możliwość dokonania takiej korekty. Oczywiście ostateczna decyzja co do uznania ewentualnych wyjaśnień i korekt rozliczeń należy do organu dotującego, od którego decyzji przysługują wyżej wspomniane środki odwoławcze.

Przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują obowiązku podpinania pod fakturę potwierdzenia przelewu ani nie zawierają konkretnych wytycznych dotyczących opisywania faktur. Przy czym faktury jako dowody księgowe powinny spełniać co do zasady wymogi określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Podkreślić należy, że to na przedszkolu ciąży obowiązek udowodnienia, że dotacja została wydatkowana zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Podczas kontroli prawidłowość wykorzystania dotacji przedszkole może udowodnić rachunkami czy też fakturami, z których powinno wynikać, że dotyczą one wydatków poniesionych na realizację zadań przedszkola w zakresie kształcenia, wychowania i opieki. Faktury powinny być opisane w taki sposób, by nie budziło to wątpliwości, czego dotyczyła dana faktura czy rachunek. Z kolei WSA (wyrok z 12 marca 2013 r., I SA/Kr 14/13, Lex nr 1305387) stwierdził, że realizacja obowiązku opisywania faktur umożliwia rzetelną kontrolę prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanych szkołom i placówkom z budżetów tych jednostek. W kontekście powołanego wyroku, należałoby uznać, że osoba prowadząca niepubliczne przedszkole powinna dokonywać opisu dowodów źródłowych w szczególności poprzez wskazanie, że dany wydatek został sfinansowany ze środków dotacji, a także wskazanie celu jego przeznaczenia. Pod opisem powinien znaleźć się podpis osoby prowadzącej przedszkole.

W trakcie kontroli można składać wyjaśnienia i przedkładać dodatkowe dokumenty. Jednostka kontrolowana może złożyć korektę rozliczenia dotacji poprzez przedłożenie innych, dodatkowych faktur. Jednakże gmina może nie uznać faktury, z której wynika, że wydatek poniesiono z środków własnych, a nie z dotacji. Należy zrozumieć, że gmina kontroluje wydatkowanie dotacji. Wydatki, jakie poniosła jednostka ze środków dotacyjnych, powinny być właściwie udokumentowane. Opisanie faktury w ten sposób, że wydatek został poniesiony z środków własnych, uniemożliwia zaliczenie tych wydatków do wydatków poniesionych z dotacji oświatowej.

Reasumując, w trakcie kontroli można składać wyjaśnienia, przedkładać dodatkowe dokumenty, dopuszczalne jest złożenie korekty wydatków poniesionych z dotacji oświatowej, w trybie i na zasadach określonych w uchwale rady.

Poza tym można wnieść zastrzeżenia do sporządzonego protokołu. Natomiast po przeprowadzonej kontroli, w razie wydania niekorzystnej decyzji przysługiwać będzie odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego.