Rozliczanie dotacji przedszkolnej. Na zdjęciu: dokumenty do rozliczenia dotacji przedszkolnej

Zarządzanie dotacjami w placówkach oświatowych wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z prawidłowym dokumentowaniem wydatków. Niezgodności w tej kwestii mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym zakwestionowania wydatków przez gminę podczas kontroli. Warto wiedzieć, jak uniknąć takich sytuacji i jak właściwie przygotować dokumentację, aby udowodnić, że środki dotacyjne zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. W artykule przedstawiamy kluczowe zasady, jak prawidłowo dokumentować wydatki pokrywane z dotacji oraz jakie kroki podjąć, jeśli kontrola wykaże jakiekolwiek nieprawidłowości. Zrozumienie tych zasad pomoże uniknąć problemów i zapewni sprawne rozliczenie dotacji. Zachęcamy do lektury!

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

Jakie kroki podjąć, gdy gmina zakwestionuje wydatki przedszkola i nie daje możliwości wykazania innej faktury.
Dlaczego opis na fakturze („środki własne”) może uniemożliwić uznanie wydatku jako pokrywanego z dotacji.
Jakie przepisy uprawniają organy dotujące do przeprowadzania kontroli wydatkowania dotacji w przedszkolach i innych jednostkach oświatowych.
Jakie zasady kontroli są ustalane w uchwałach rad gminy i jak wpływają one na proces udzielania oraz rozliczania dotacji.
Czy przedszkole może dokonać korekty wydatków, jeśli podczas kontroli okaże się, że dokumentacja jest niepełna lub nieprawidłowa.
Jak właściwie opisać faktury, aby udowodnić, że wydatek został pokryty ze środków dotacji.
Co zrobić w przypadku zakwestionowania wydatków poniesionych ze środków własnych podczas kontroli dotacji.
Jakie procedury obowiązują w przypadku składania wyjaśnień lub korekty rozliczeń dotacji po przeprowadzonej kontroli.

Zgodnie z art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych gmina ma prawo kontrolować sposób wykorzystania dotacji przez jednostki oświatowe. Kontrola obejmuje zarówno wgląd w dokumentację organizacyjną i finansową przedszkola, jak i możliwość żądania przedłożenia kopii dokumentów (np. skanów faktur). Organ kontrolujący sprawdza, czy dotacja została wykorzystana zgodnie z jej przeznaczeniem i czy dokumenty potwierdzające wydatki są odpowiednio opisane i wiarygodne.

Opis faktur i inne dokumenty

Przedszkole powinno szczegółowo opisać faktury i inne dokumenty źródłowe, wskazując, że wydatek został pokryty ze środków dotacji. Opis na fakturze, który stwierdza, że wydatek został pokryty z „środków własnych”, sprawia, iż nie będzie możliwe zakwalifikowanie tego wydatku jako wydatku z dotacji. Warto zauważyć, że w przepisach prawa nie ma obowiązku dołączania potwierdzenia przelewu do faktur ani szczególnych wytycznych dotyczących sposobu ich opisywania. Niemniej jednak faktury muszą spełniać ogólne wymogi ustawowe dotyczące dokumentów księgowych (art. 21 ustawy o rachunkowości).

Zasady kontroli w oparciu o uchwałę rady gminy

Szczegółowe zasady dotyczące przyznawania i rozliczania dotacji oraz kontroli ich wykorzystania są regulowane uchwałą organu prowadzącego, czyli rady gminy. Na podstawie art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych rada gminy ustala m.in. zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o dotację oraz sposób jej rozliczenia. Organ ten ma również kompetencje do określenia procedur i zasad dotyczących przeprowadzania kontroli, które obejmują m.in. sposób zgłaszania i weryfikowania wydatków.

Korekta wydatków i procedura w przypadku niezgodności

W sytuacji, gdy podczas kontroli gmina zakwestionuje pewne wydatki, jednostka kontrolowana może przedstawić dodatkowe dokumenty lub dokonać korekty rozliczenia. Chociaż nie ma przepisów bezpośrednio regulujących możliwość korekty wydatków, wykładnia przepisów sugeruje, że korekta jest możliwa. Jednak decyzja o jej akceptacji zależy od organu dotującego. Przedszkole może przedłożyć nowe faktury lub wyjaśnienia, ale to organ kontrolujący zdecyduje, czy uzna poprawki i wyjaśnienia, a także czy zatwierdzi skorygowane rozliczenie.

W przypadku gdy wydatki zostaną opisane w sposób, który nie wskazuje na ich związek z dotacją (np. opis „środki własne”), gmina może odmówić uznania tych wydatków za pokryte z dotacji. Gmina sprawdza, czy wydatki zostały poniesione zgodnie z przeznaczeniem dotacji, a dokumenty muszą jasno wskazywać, na co zostały wydane środki.

Podstawa prawna: