Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają terminu, w jakim powinien być sporządzony plan urlopów. Ze względu jednak na to, że nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni przedszkola mogą korzystać z urlopu już od 1 stycznia, ustalenie planu urlopów powinno nastąpić przed tą datą. Plan urlopów należy podać do wiadomości wszystkich nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych. Można dokonać tego w dowolny sposób, jaki jest przyjęty w danej placówce do udostępniania ważnych informacji, np. wydając stosowne zarządzenie wewnętrzne dyrektora przedszkola lub wywieszają plan urlopów na tablicy ogłoszeń w pokoju nauczycieli. Należy jedynie zapewnić, aby każdy mógł się zapoznać z planem urlopów.