Praca zdalna w przedszkolu – przepisy Kodeksu pracy w praktyce

Zgodnie z art. 67¹⁸ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: KP) praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Dodatkowo przepisy przewidują możliwość okazjonalnego wykonywania pracy w formie zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to rozwiązanie warte uwagi głównie ze względu na odformalizowanie tej formy. 

Wprowadzenie „standardowej” pracy zdalnej obliguje pracodawcę do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1 pkt 1 KP),
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1 pkt 2 KP),
• pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w wymaganym dokumencie, którym wprowadzono pracę zdalną (art. 67²⁴ § 1 pkt 3 KP),
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy (art. 67²⁴ § 1 pkt 4 KP),
• określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie (art. 67²⁶ § 1 KP),
• nietraktowania pracujących zdalnie mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁹ § 1 KP),
• niedyskryminowania pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy (art. 67²⁹ § 2 KP),
• umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników (art. 67³⁰ KP),
• w przypadku ustalenia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę (art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 KP) zamieszczenia w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP) określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazania osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ § 1 KP),
• w przypadku ustalenia wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 KP) lub na polecenie pracodawcy (art. 67¹⁹ § 3 KP) przekazania ww. informacji dotyczących jednostki organizacyjnej oraz osób współpracujących i uprawnionych do kontroli pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ § 2 KP).

Dopuszczalne jest uzgodnienie pomiędzy stronami zasad wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego za zapłatą na rzecz pracownika ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Świadczenia te są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie stanowią również przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(art. 67²⁵ KP).

Praca zdalna może zostać:

• uzgodniona pomiędzy stronami przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹§ 1 KP),
• wprowadzona poleceniem pracodawcy (art. 67¹⁹§ 3 KP),
• wprowadzona na wniosek pracownika (art. 67¹⁹§ 2 i 6 KP).

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w ściśle określonych warunkach tj.:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Natomiast w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Nieco więcej uwagi należy poświęcić pracy zdalnej na wniosek pracownika, o której mowa w art. 67¹⁹§ 6 KP. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

o wykonywanie pracy zdalnej. Odmowa jest dopuszczalna tylko jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną nie jest bezwzględny. Rodzi się pytanie – kiedy pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną ww. pracowników i jak uzasadnić odmowę?

W pewnych sytuacjach odmowa zgody na pracę zdalnej jest oczywiście uzasadniona. Dotyczy to w szczególności wszystkich rodzajów prac, których wykonywanie jest nieodłącznie związane z fizyczną obecnością w miejscu pracy. Przykładowo: praca nauczyciela wychowania przedszkolnego, sprzątaczki, pomocy kuchennej.

Co jednak z pracownikami administracji takimi jak: specjaliści do spraw kadr i płac, księgowi?

W tym przypadku prosta, jednoznaczna odpowiedź nie jest możliwa. Ewentualna praca zdalna jest bowiem zależna od organizacji pracy konkretnego pracownika. Czym zatem jest organizacja pracy? Najprościej rzecz ujmując jest ogół zasad, metod i rozwiązań stosowanych u pracodawcy w procesie pracy.

Ocena czy praca zdalna jest dopuszczalna powinno uwzględniać zatem odpowiedź na pytanie:

• czy czynności pracownika są nierozerwalnie związane z obecnością w miejscu pracy?

Jeżeli nie:

• czy obowiązki pracownika muszą być wykonywane w miejscu pracy z uwagi na charakter wykonywanych czynności?

Jeżeli nie:

• czy warunki techniczne przy wykonywaniu obowiązków umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej?

Tryb wprowadzenia pracy zdalnej wynika z art. 67²⁰ KP. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – zasady ustala się w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca samodzielnie określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Uwzględnia przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co powinno się znaleźć w regulaminie pracy zdalnej oraz porozumieniu o stosowaniu pracy zdalnej? W szczególności określenie:

• grupy lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Powyższe informacje (oprócz grupy lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną) powinny znaleźć się również w poleceniu pracy zdalnej.

Pracodawca ma prawo przeprowadzać:

• kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub
• kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, albo w porozumieniu.

Okazjonalna praca zdalna od dłuższego czasu funkcjonuje w praktyce (pod nazwą home office) i w zasadzie jest formą benefitu dla pracownika. Aktualnie zgodnie z art. 67³³ § 1 KP praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Wydaje się, że będzie to najczęściej wykorzystywana w przedszkolach forma pracy zdalnej. Będzie bowiem możliwa do zastosowania wobec większości pracowników. Można założyć, że większość pracowników jest w stanie efektywnie sporadycznie wykonywać część obowiązków w miejscu zamieszkania np.:

• pomoc nauczyciela, gdy potrzebujące wsparcia dziecko nie chodzi do przedszkola z powodu choroby, może przygotować pomoce i rekwizyty do zabaw i gier,
• nauczyciel w dniu, w którym nie prowadzi zajęć edukacyjnych, wychowawczych i opiekuńczych z dziećmi, uzupełnia dokumentację i zajmuje się korespondencją i kontaktem z rodzicami,
• specjalista ds. kadr, którego organizacja pracy uniemożliwia pracę zdalną w stałym wymiarze może opracować projekt skomplikowanych dokumentów,
• intendent może opracować jadłospis na dłuższy okres.

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika i może go nie uwzględnić. Pozostaje pytanie, czy jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 6 KP? W mojej ocenie tak (poza oczywistymi wyjątkami jak praca sprzątaczki lub pomocy kuchennej), chyba że w konkretnym wypadku dyrektor przedszkola będzie miał solidny argument przemawiający za odmową np. zaplanowana kontrola PIP w dniu, w którym jedyny pracownik kadr wnioskuje o pracę zdalną.