Zgodnie z art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zarówno dochody z poprzedniego miesiąca, jak i dochody średnie z poprzedniego roku podatkowego mogą być wykorzystywane do ustalenia sytuacji materialnej pracownika w kontekście ZFŚS, w zależności od zapisów w regulaminie funduszu.

Dochód na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym uprawnionego mogą być określane na podstawie aktualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Często stosowaną praktyką jest pobieranie danych o dochodach z ostatniego miesiąca, ponieważ odzwierciedlają one bieżącą sytuację finansową pracownika, co pozwala na rzetelną ocenę jego sytuacji w danym momencie.

Z kolei dochody średnie z poprzedniego roku podatkowego, obliczone na podstawie PIT, są również uznawane za prawidłowy sposób określenia dochodów w kontekście ZFŚS. Jest to szczególnie pomocne, gdy dochody mogą się znacznie zmieniać w ciągu roku, a PIT stanowi ujednoliconą formę dokumentacji dochodów, która może obejmować dochody z całego roku.

Decyzja, czy wziąć pod uwagę dochody z ostatniego miesiąca, czy z PIT (dochody z poprzedniego roku podatkowego), powinna wynikać z regulaminu ZFŚS, który reguluje szczegóły dotyczące kryteriów przyznawania świadczeń. W wielu przypadkach regulamin ZFŚS przedszkola może przewidywać jedno z tych podejść, a w niektórych przypadkach może być dopuszczona możliwość wyboru przez pracownika, który sposób wykazania dochodów mu odpowiada.