Dyrektor może odmówić dopisania dziecka na dyżur wakacyjny po zakończeniu zapisów, jeżeli organizacja pracy przedszkola została już ustalona, zaplanowane grupy są pełne, nie ma wolnych sal lub pracowników, a przyjęcie kolejnego dziecka wymagałoby uruchomienia dodatkowej grupy albo dodatkowej lokalizacji. Odmowa powinna być jednak oparta wyłącznie na obiektywnych przesłankach organizacyjnych, takich jak brak wolnych miejsc, ograniczenia lokalowe, kadrowe i konieczność zapewnienia bezpiecznych warunków opieki. Nie należy uzasadniać jej sytuacją życiową rodziców, np. tym, czy rodzic pracuje, przebywa w domu albo wcześniej nie zgłosił dziecka mimo takiej możliwości.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli liczba dzieci w oddziale przedszkola wynosi nie więcej niż 25. Oddział przedszkola obejmuje dzieci w zbliżonym wieku, z uwzględnieniem ich potrzeb, zainteresowań, uzdolnień oraz rodzaju niepełnosprawności.

Oznacza to, że planując dyżur wakacyjny, dyrektor musi brać pod uwagę nie tylko liczbę zgłoszeń rodziców, ale również dopuszczalną liczebność grup, liczbę dostępnych sal, możliwość zapewnienia opieki przez nauczycieli i pracowników obsługi oraz warunki bezpieczeństwa. Jeżeli w placówce można uruchomić trzy grupy po 25 dzieci, a wszystkie miejsca zostały obsadzone na podstawie deklaracji złożonych w terminie, późniejsze przyjęcie kolejnego dziecka nie jest wyłącznie prostą czynnością administracyjną. Może wymagać zmiany całej organizacji pracy przedszkola.

Przedszkole publiczne ma obowiązek zapewnić dzieciom wychowanie, nauczanie i opiekę w czasie pracy ustalonym przez organ prowadzący. Jednocześnie dyrektor kieruje działalnością przedszkola i odpowiada za zapewnienie dzieciom oraz pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pobytu w placówce.

Z tych obowiązków nie wynika jednak, że dyrektor ma utrzymywać w okresie wakacyjnym pełną gotowość wszystkich oddziałów i wszystkich lokalizacji tylko dlatego, że po terminie mogą pojawić się kolejne zgłoszenia. Organizacja dyżuru wakacyjnego powinna być oparta na rzeczywistym zapotrzebowaniu zgłoszonym przez rodziców w ustalonym terminie. To na podstawie tych danych dyrektor planuje liczbę grup, przydział nauczycieli, pracę pracowników obsługi, wykorzystanie sal oraz urlopy wypoczynkowe nauczycieli placówki nieferyjnej.

W praktyce dyżur wakacyjny wymaga wcześniejszego zaplanowania. Dyrektor musi ustalić, ile dzieci będzie uczęszczało do przedszkola, w jakich terminach będą obecne, ile oddziałów należy utworzyć, które sale zostaną wykorzystane, ilu nauczycieli i pracowników obsługi trzeba zapewnić oraz w jaki sposób pogodzić potrzeby placówki z prawem pracowników do urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli na podstawie deklaracji rodziców zgłoszono 75 dzieci, a przedszkole dysponuje trzema salami w głównej siedzibie, utworzenie trzech grup po 25 dzieci jest działaniem racjonalnym i zgodnym z możliwościami organizacyjnymi placówki. Przyjęcie kolejnych dzieci po zakończeniu zapisów mogłoby wymagać uruchomienia dodatkowej grupy, zapewnienia dodatkowego nauczyciela, zmiany planu urlopów, zaangażowania pracowników obsługi albo otwarcia dodatkowej lokalizacji. Nie są to działania, które dyrektor musi podejmować automatycznie wobec każdego spóźnionego zgłoszenia.

Najważniejsze jest właściwe uzasadnienie odmowy. Dyrektor nie powinien wskazywać jako powodu odmowy tego, że rodzic nie pracuje, przebywa w domu, co roku składa zgłoszenie po terminie albo zdaniem dyrektora nie ma pilnej potrzeby korzystania z dyżuru. Takie argumenty mogą zostać odebrane jako uznaniowe i nierówne traktowanie rodziców.

Bezpieczne uzasadnienie powinno odnosić się wyłącznie do obiektywnych okoliczności organizacyjnych. Mogą to być w szczególności: zakończenie zapisów, ustalenie organizacji pracy na podstawie deklaracji złożonych w terminie, brak wolnych miejsc w utworzonych grupach, brak dostępnych sal, zatwierdzony plan urlopów nauczycieli, brak możliwości zapewnienia dodatkowej obsady kadrowej albo konieczność uzgodnienia z organem prowadzącym uruchomienia dodatkowej lokalizacji.

Oznacza to, że dyrektor może odmówić dopisania dziecka, ale powinien zrobić to w sposób rzeczowy, spokojny i oparty na faktach organizacyjnych, a nie na ocenie sytuacji rodzinnej.

Dobrym i bezpiecznym rozwiązaniem jest przyjęcie zasady, że zgłoszenia złożone po terminie są rozpatrywane wyłącznie w miarę wolnych miejsc. Jeżeli wszystkie miejsca zostały obsadzone, dziecko może zostać wpisane na listę rezerwową. Przyjęcie będzie wtedy możliwe, jeżeli inne dziecko zostanie wypisane z dyżuru albo jeżeli zmienią się możliwości organizacyjne przedszkola.

Taka procedura pozwala zachować równowagę między prawem dziecka do korzystania z wychowania przedszkolnego a realnymi możliwościami organizacyjnymi placówki. Chroni również dyrektora przed zarzutem dowolności, ponieważ zasady są jasne, jednakowe dla wszystkich i związane z kolejnością oraz terminowością zgłoszeń.

Warto, aby zasady zapisów na dyżur wakacyjny były corocznie przekazywane rodzicom na piśmie albo w komunikacie udostępnionym w sposób przyjęty w przedszkolu. Powinny wskazywać termin składania deklaracji, sposób potwierdzenia zapisu, informację o liczbie miejsc wynikającej z możliwości organizacyjnych oraz zasadę, że zgłoszenia po terminie będą rozpatrywane tylko w miarę wolnych miejsc.

Jeżeli liczba chętnych przekracza możliwości lokalowe głównej siedziby przedszkola, dyrektor powinien poinformować organ prowadzący o dodatkowych zgłoszeniach oraz o tym, że ich uwzględnienie wymagałoby zmiany organizacji pracy. Może to dotyczyć np. udostępnienia dodatkowej lokalizacji, zapewnienia dodatkowej obsady kadrowej, zmiany planu urlopów nauczycieli albo zwiększenia zakresu pracy pracowników obsługi.

Decyzja o rozszerzeniu dyżuru wakacyjnego powinna być uzgodniona z organem prowadzącym, zwłaszcza gdy wiąże się z korzystaniem z pomieszczeń innej jednostki, uruchomieniem dodatkowych oddziałów lub dodatkowymi kosztami organizacyjnymi. Dyrektor nie powinien być zobowiązany do natychmiastowego otwierania kolejnej lokalizacji wyłącznie dlatego, że część rodziców zgłosiła dzieci po zamknięciu zapisów.

Nie można przyjąć, że przedszkole powinno w wakacje pozostawić otwarte wszystkie oddziały tylko dlatego, że potencjalnie mogą pojawić się dodatkowe zgłoszenia. Takie podejście byłoby nieracjonalne organizacyjnie. Utrudniałoby planowanie urlopów nauczycieli, angażowałoby pracowników ponad rzeczywiste potrzeby i mogłoby prowadzić do nieefektywnego wykorzystywania zasobów placówki.

Dyrektor ma obowiązek zapewnić opiekę w ramach organizacji pracy, którą można realnie i bezpiecznie wykonać. Nie ma natomiast obowiązku tworzenia pełnej wakacyjnej struktury wszystkich oddziałów bez rzeczywistego zapotrzebowania zgłoszonego w terminie. Jeżeli przedszkole prawidłowo zebrało deklaracje, zaplanowało grupy i poinformowało rodziców o zasadach, późniejsze zgłoszenia mogą być uwzględniane tylko wtedy, gdy pozwalają na to warunki organizacyjne.

W takiej sytuacji najbezpieczniej przygotować krótką pisemną odpowiedź. Powinna ona wskazywać, że zapisy na dyżur wakacyjny były prowadzone w określonym terminie, a organizacja pracy została ustalona na podstawie deklaracji złożonych przez rodziców. Należy również wskazać, że wszystkie miejsca w zaplanowanych grupach zostały obsadzone, a zgłoszenie złożone po terminie może zostać uwzględnione wyłącznie w przypadku zwolnienia się miejsca albo zmiany możliwości organizacyjnych przedszkola.

Nie należy w piśmie odnosić się do sytuacji rodzinnej rodziców ani oceniać zasadności korzystania z przedszkola w czasie wakacji. Odpowiedź powinna być neutralna, rzeczowa i oparta na organizacji pracy placówki.