Pracownik nie powinien pomijać świadczeń pobieranych przez współmałżonka, jeżeli regulamin ZFŚS nakazuje wykazywanie dochodów gospodarstwa domowego, a świadczenia te realnie wpływają na sytuację materialną rodziny. Ostateczna ocena zależy jednak od tego, jak regulamin ZFŚS definiuje dochód oraz czy katalog świadczeń wymienionych w regulaminie ma charakter zamknięty, czy przykładowy.

Nie wystarczy samo oświadczenie, że mąż nie pobiera emerytury ani renty, jeżeli otrzymuje inne stałe świadczenia z ZUS. Pracodawca może zażądać uzupełnienia oświadczenia albo przedstawienia dokumentu potwierdzającego rodzaj i wysokość świadczeń, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Nie należy natomiast przyznawać świadczenia „jak dla jednej osoby”, skoro pracownik wskazał, że prowadzi dwuosobowe gospodarstwo domowe. Problem nie dotyczy liczby osób w rodzinie, lecz prawidłowego ustalenia dochodu przypadającego na członka gospodarstwa domowego.

Przyznawanie świadczeń z ZFŚS, w tym dofinansowania do wypoczynku, musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Oznacza to, że pracodawca nie może przyznawać świadczeń wyłącznie według kryterium zatrudnienia albo samego faktu złożenia wniosku. Musi ocenić sytuację socjalną osoby uprawnionej, a więc także sytuację osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym.

Regulamin ZFŚS powinien określać zasady korzystania ze świadczeń, kryteria ich przyznawania oraz sposób ustalania dochodu. To właśnie regulamin ma podstawowe znaczenie przy ocenie, jakie składniki należy uwzględnić przy wyliczaniu dochodu na osobę w rodzinie.

Jeżeli regulamin ZFŚS posługuje się szerokim pojęciem dochodu, np. obejmuje wszystkie dochody, świadczenia, zasiłki i inne środki otrzymywane przez osoby wspólnie gospodarujące, to świadczenie wspierające oraz świadczenie uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji powinny zostać wykazane.

Nie przesądza tu sam fakt, że te świadczenia nie zostały wymienione w regulaminie z nazwy. Jeżeli katalog świadczeń w regulaminie ma charakter przykładowy, a celem jest ustalenie rzeczywistej sytuacji materialnej rodziny, należy uwzględnić także inne stałe świadczenia, które zwiększają środki pozostające do dyspozycji gospodarstwa domowego.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby regulamin ZFŚS zawierał zamknięty katalog dochodów albo wprost wyłączał określone świadczenia z dochodu. Jeżeli takich zapisów nie ma, bezpieczniej przyjąć, że świadczenia te powinny zostać wykazane.

W praktyce pracownicy często wskazują, że określone świadczenie nie jest opodatkowane albo nie jest wliczane do dochodu przy ubieganiu się o inne formy wsparcia. Nie oznacza to jednak automatycznie, że nie należy go uwzględniać przy ZFŚS.

Dochód na potrzeby funduszu socjalnego ustala się według zasad określonych w regulaminie ZFŚS. Jeżeli regulamin nie odwołuje się wprost do dochodu podatkowego albo do konkretnej definicji dochodu z innych ustaw, pracodawca powinien badać realną sytuację materialną gospodarstwa domowego.

Dlatego świadczenie wspierające i świadczenie uzupełniające mogą być traktowane jako element sytuacji materialnej rodziny, nawet jeżeli na potrzeby innych przepisów korzystają ze szczególnych wyłączeń.

Oświadczenie pracownika, że mąż nie pobiera emerytury ani renty, nie rozwiązuje problemu, jeżeli mąż otrzymuje inne świadczenia z ZUS. Takie oświadczenie jest formalnie prawdziwe tylko w zakresie emerytury i renty, ale nie przedstawia pełnej sytuacji materialnej gospodarstwa domowego.

Jeżeli pracownik deklaruje zerowy dochód współmałżonka, a jednocześnie wiadomo, że współmałżonek pobiera świadczenie wspierające i świadczenie uzupełniające, pracodawca ma podstawy, aby wezwać pracownika do wyjaśnienia rozbieżności i uzupełnienia danych.

Nie chodzi o kwestionowanie prawa do świadczenia z ZFŚS, lecz o prawidłowe ustalenie wysokości pomocy zgodnie z kryteriami socjalnymi.

Pracodawca nie może przymusić pracownika do wystąpienia do ZUS o zaświadczenie w sensie administracyjnym, ale może uzależnić rozpatrzenie wniosku od przedstawienia danych niezbędnych do oceny sytuacji socjalnej.

Może więc zwrócić się do pracownika o przedstawienie dokumentu potwierdzającego rodzaj i wysokość świadczeń pobieranych przez współmałżonka. Może to być na przykład:

• Decyzja ZUS o przyznaniu świadczenia.
• Zaświadczenie z ZUS.
• Informacja o wysokości świadczenia.
• Inny dokument potwierdzający wysokość wypłacanego świadczenia.
• Uzupełnione oświadczenie pracownika o dochodach gospodarstwa domowego.

Żądanie takich danych powinno być proporcjonalne i ograniczone do informacji niezbędnych do rozpatrzenia wniosku. Pracodawca nie powinien żądać pełnej dokumentacji medycznej ani informacji wykraczających poza ustalenie rodzaju i wysokości świadczenia.

Jeżeli pracownik odmówi uzupełnienia oświadczenia albo nie przedstawi danych koniecznych do ustalenia dochodu gospodarstwa domowego, pracodawca może nie rozpatrzyć wniosku pozytywnie. W praktyce najbezpieczniejsze jest wcześniejsze wezwanie pracownika do uzupełnienia braków w określonym terminie.

Dopiero gdy pracownik nie uzupełni danych, a bez nich nie da się ustalić sytuacji materialnej gospodarstwa domowego, możliwe jest pozostawienie wniosku bez rozpoznania albo odmowa przyznania świadczenia, jeżeli przewiduje to regulamin ZFŚS.

Odmowa nie powinna być jednak uzasadniona samym faktem pobierania przez współmałżonka świadczeń. Podstawą odmowy powinien być brak możliwości ustalenia sytuacji socjalnej pracownika z powodu niepełnych albo niewiarygodnych danych.

Nie rekomenduje się przyznawania dofinansowania tak, jak dla jednoosobowego gospodarstwa domowego, skoro pracownik sam wskazał, że gospodarstwo domowe składa się z dwóch osób.

Mąż pozostaje członkiem gospodarstwa domowego. Problemem nie jest więc liczba osób, ale prawidłowe ustalenie dochodu, który należy podzielić przez liczbę członków gospodarstwa domowego. Przyznanie świadczenia „jak dla jednej osoby” mogłoby zniekształcić ocenę sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wezwanie pracownika do uzupełnienia wniosku. W piśmie można wskazać, że złożone oświadczenie nie pozwala ustalić pełnej sytuacji materialnej gospodarstwa domowego, ponieważ pracownik wykazał zerowy dochód współmałżonka, mimo że współmałżonek pobiera świadczenia z ZUS.

Dyrektor przedszkola może poprosić o:

• Uzupełnienie oświadczenia o dochodach gospodarstwa domowego.
• Wskazanie rodzaju świadczeń pobieranych przez współmałżonka.
• Podanie wysokości tych świadczeń.
• Przedstawienie dokumentu potwierdzającego ich wysokość, jeżeli regulamin ZFŚS przewiduje możliwość żądania dokumentów albo jest to konieczne do weryfikacji oświadczenia.

Opisana sytuacja pokazuje, że regulamin ZFŚS powinien precyzyjnie określać, co jest dochodem na potrzeby funduszu. Warto rozważyć dopisanie, że do dochodu wlicza się wszystkie stałe świadczenia pieniężne otrzymywane przez członków gospodarstwa domowego, niezależnie od źródła ich finansowania, chyba że regulamin wyraźnie wyłącza określone świadczenia.

Można również wskazać, czy katalog dochodów jest zamknięty, czy przykładowy. Brak takiego doprecyzowania powoduje wątpliwości przy świadczeniach, które nie są wymienione wprost, ale realnie wpływają na sytuację materialną rodziny.