Dokumentację kontroli zarządczej przedszkola należy systematycznie weryfikować pod kątem aktualności, przydatności i zgodności z obowiązującymi regulacjami. W tym stoisz przed nie lada wyzwaniem – reforma systemu oświaty wprowadza wiele zmian. Sprawdź, czy w związku z tym konieczne jest opracowanie nowej dokumentacji, czy może wystarczy jej aktualizacja.
Jako dyrektor przedszkola ponosisz odpowiedzialność za adekwatną, skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą w placówce. Fizycznie nie jest możliwe pełne zaangażowanie w realizację wszystkich związanych z nią działań. Dlatego właśnie musisz korzystać z możliwości delegowania uprawnień i zadań – jak to robić i o czym pamiętać, dowiesz się z artykułu.
Wyrobienie pieczątek służbowych może usprawnić pracę, jednak musisz pamiętać o wydaniu zarządzenia lub zawarciu w instrukcji kancelaryjnej procedur dotyczących postępowania z nimi. Którzy pracownicy mogą korzystać z pieczątek, jakiego koloru tuszu należy używać i co zrobić w razie zgubienia pieczątki?
Z tego artykułu dowiesz się:
Każde pismo redagowane w przedszkolu powinno spełniać wymagania stawiane przez korespondencję urzędową. Wypracowane przez praktykę administracyjną zasady redagowania pism pozwalają na uniknięcie błędów oraz czynią korespondencję bardziej przystępną dla odbiorców. Zapoznaj się z artykułem i upewnij, że Twoje pisma są redagowane poprawnie.
W ramach sprawowanej kontroli zarządczej dyrektor przedszkola dba o to, aby pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Dążenie do spełnienia standardów w tym zakresie należy rozpocząć już na etapie naboru nowych pracowników.
Kontrolę dokumentacji prowadzonej w ramach kontroli zarządczej należy przeprowadzić na terenie kontrolowanej placówki. Żądanie od dyrektora przedszkola dostarczenia dokumentacji poza siedzibę przedszkola jest niezgodne z przepisami.
Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzone, należy przekazać do archiwum lub składnicy akt. Przekazywane dokumenty muszą zostać odpowiednio uporządkowane, w przeciwnym razie pracownik składnicy nie potwierdzi swoim podpisem ich przyjęcia.
Dyrektor przedszkola ma obowiązek pisemnego zwrócenia się do Archiwum Państwowego z prośbą o zatwierdzenie zarządzenia w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Uzgodnienia z Archiwum Państwowym wymaga także wprowadzanie zmian w tych przepisach.
Instrukcja kancelaryjna określa działania, które podejmuje się w celu sprawnego zarządzania dokumentami w przedszkolu. Każde przedszkole ma własną strukturę organizacyjną, dlatego posługiwanie się gotowymi wzorami instrukcji nie gwarantuje prawidłowego i bezpiecznego obiegu dokumentów.
Powierzenie zadań pracownikom często przyjmuje formę upoważnienia, które uprawnia do dokonywania określonych czynności w imieniu dyrektora przedszkola. Należy pamiętać, że upoważnienia muszą być aktualizowane po każdej zmianie personalnej na stanowisku dyrektora.
Podstawowym elementem kontroli zarządczej w administracji publicznej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele. Służy temu podejmowanie optymalnych działań kierowniczych.
W przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych dyrektor przedszkola może zostać ukarany upomnieniem, naganą, karą pieniężną lub zakazem pełnienia funkcji. Naruszeniem jest jednak tylko takie niedopełnienie obowiązków, które faktycznie spowodowało zaistnienie negatywnego zdarzenia.
Organ prowadzący może zobowiązać dyrektora przedszkola do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, mimo że prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Jeżeli samorząd nie określił wzoru oświadczenia, dyrektor powinien posłużyć się wzorem oświadczenia określonym przez ministra finansów.
Zasady przechowywania dokumentacji kontroli zarządczej w przedszkolu nie są regulowane przepisami prawa. Dokumentacja powinna być przechowywana tak długo, jak długo jest obowiązująca, aktualna i istotna.
Najlepszym momentem identyfikacji rodzajów ryzyka w przedszkolu jest początek roku kalendarzowego – wówczas istnieje jeszcze możliwość zrezygnowania z działań, które są obarczone zbyt dużym ryzykiem oraz zastąpienia ich rozwiązaniami alternatywnymi.
© Wiedza i PraktykaStrona używa plików cookies.Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.
