kontrola zarządcza

W przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych dyrektor przedszkola może zostać ukarany upomnieniem, naganą, karą pieniężną lub zakazem pełnienia funkcji. Naruszeniem jest jednak tylko takie niedopełnienie obowiązków, które faktycznie spowodowało zaistnienie negatywnego zdarzenia.

Podstawowym elementem kontroli zarządczej w administracji publicznej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele. Służy temu podejmowanie optymalnych działań kierowniczych.

Powierzenie zadań pracownikom często przyjmuje formę upoważnienia, które uprawnia do dokonywania określonych czynności w imieniu dyrektora przedszkola. Należy pamiętać, że upoważnienia muszą być aktualizowane po każdej zmianie personalnej na stanowisku dyrektora.

Organ prowadzący może zobowiązać dyrektora przedszkola do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, mimo że prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Jeżeli samorząd nie określił wzoru oświadczenia, dyrektor powinien posłużyć się wzorem oświadczenia określonym przez ministra finansów.

Zasady przechowywania dokumentacji kontroli zarządczej w przedszkolu nie są regulowane przepisami prawa. Dokumentacja powinna być przechowywana tak długo, jak długo jest obowiązująca, aktualna i istotna.

Najlepszym momentem identyfikacji rodzajów ryzyka w przedszkolu jest początek roku kalendarzowego – wówczas istnieje jeszcze możliwość zrezygnowania z działań, które są obarczone zbyt dużym ryzykiem oraz zastąpienia ich rozwiązaniami alternatywnymi.

Najczęstszym i najprostszym sposobem dokonania samooceny kontroli zarządczej jest przeprowadzenie ankiety. Może być ona przeprowadzona wśród wszystkich pracowników lub tylko np. wśród kadry kierowniczej. Zależy to od obszaru, który będzie badany. Zalecanym rozwiązaniem jest objęcie samooceną całej jednostki.

Wytyczne wskazują minimum jedno zebranie zespołu w roku przeprowadzone w celu identyfikacji ryzyka. Na samym początku działania zespół powinien wybrać techniki rozpoznawania ryzyka, według których będzie pracował.

Standardy kontroli zarządczej wymagają, aby nie rzadziej niż raz w roku dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do wyznaczonych celów i zadań. Proces ten powinien być dokumentowany. W identyfikacji ryzyka należy wykorzystać ustalenia ewaluacji wewnętrznej i zewnętrznej, wyniki ocen i kontroli.

Dyrektor we współpracy z kadrą pedagogiczną powinien wyznaczyć cele przynajmniej w rocznej perspektywie wraz z miernikami, które umożliwiają dokonanie oceny, czy zostały one zrealizowane. Mierniki nie są w żadnym stopniu uniwersalne, każdy z nich musi być dostosowany do wyznaczonego celu.

Celem kontroli zarządczej jest nie tylko nadzór nad wydatkami środków publicznych, ale także nad działalnością dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą placówki. Planując kontrolę zarządczą, warto przyjąć określoną strategię, która ułatwi prowadzenie przedszkola i osiągnięcie wcześniej założonych celów.