Przedszkola i szkoły, które w przeszłości uzgodniły z archiwum państwowym instrukcję kancelaryjną, rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną, powinny zweryfikować, czy dokumenty te odpowiadają aktualnym przepisom. Zmiany w prawie, w tym wprowadzenie możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu jej przechowywania, wpływają na sposób organizacji i archiwizacji dokumentów. Jeśli placówka korzysta z tych nowych rozwiązań – aktualizacja dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej jest nie tylko zasadna, ale i obowiązkowa.