Instrukcja kancelaryjna określa działania, które podejmuje się w celu sprawnego zarządzania dokumentami w przedszkolu. Każde przedszkole ma własną strukturę organizacyjną, dlatego posługiwanie się gotowymi wzorami instrukcji nie gwarantuje prawidłowego i bezpiecznego obiegu dokumentów.

Podstawowym elementem kontroli zarządczej w administracji publicznej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele. Służy temu podejmowanie optymalnych działań kierowniczych.

W przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych dyrektor przedszkola może zostać ukarany upomnieniem, naganą, karą pieniężną lub zakazem pełnienia funkcji. Naruszeniem jest jednak tylko takie niedopełnienie obowiązków, które faktycznie spowodowało zaistnienie negatywnego zdarzenia.

Organ prowadzący może zobowiązać dyrektora przedszkola do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, mimo że prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Jeżeli samorząd nie określił wzoru oświadczenia, dyrektor powinien posłużyć się wzorem oświadczenia określonym przez ministra finansów.

Zasady przechowywania dokumentacji kontroli zarządczej w przedszkolu nie są regulowane przepisami prawa. Dokumentacja powinna być przechowywana tak długo, jak długo jest obowiązująca, aktualna i istotna.

Najlepszym momentem identyfikacji rodzajów ryzyka w przedszkolu jest początek roku kalendarzowego – wówczas istnieje jeszcze możliwość zrezygnowania z działań, które są obarczone zbyt dużym ryzykiem oraz zastąpienia ich rozwiązaniami alternatywnymi.