Sprawdzenie dokumentów dochodowych i zasad przyznania świadczeń. Przyznanie okolicznościowych świadczeń z okazji świąt Bożego Narodzenia np. paczki, bony, karty przedpłacone, vouchery itp. – w zależności od zapisów regulaminu ZFŚS. 

Podstawa prawna: 

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 288) - art. 8 ust. 1

Weryfikacja realizacji planu finansowego polega na porównaniu zaplanowanych i faktycznie wykonanych dochodów oraz wydatków przedszkola na koniec roku budżetowego. Na tym etapie dyrektor analizuje stopień wykorzystania środków, identyfikuje ewentualne przekroczenia lub niewykonania planu oraz sprawdza, czy wydatki zostały poniesione zgodnie z przeznaczeniem i klasyfikacją budżetową. Istotnym elementem jest także ocena stanu środków na rachunkach bankowych, w tym środków niewykorzystanych oraz podlegających zwrotowi lub rozliczeniu. Wnioski z tej analizy stanowią podstawę do sporządzenia sprawozdań budżetowych oraz do planowania finansowego na kolejny rok.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1041 ze zm.) - art. 257 ust. 1. 

Zgłoszenie do CUW/ZOE wszystkich planowanych zakupów, zleceń i umów polega na przekazaniu informacji o przewidywanych wydatkach, które będą generować płatności w bieżącym roku budżetowym. Dotyczy to zarówno zakupów towarów i usług, jak i planowanych umów cywilnoprawnych, serwisowych czy dostaw cyklicznych. Celem tego działania jest umożliwienie prawidłowego zaplanowania środków w planie finansowym oraz zapewnienie płynnej obsługi księgowej i terminowych płatności. Brak zgłoszenia planowanych zobowiązań może skutkować problemami z realizacją wydatków lub koniecznością wprowadzania pilnych zmian w planie finansowym.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1041 ze zm.) - art. 44 ust. 3 pkt 3. 

Przygotowanie do wdrożenia nowych modułów i doświadczeń edukacyjnych.

Podstawa prawna: 

• • projekt rozporządzenia – nowa podstawa programowa (wejście 1.09.2026).

Ostatnie zakupy materiałów, środków czystości i pomocy dydaktycznych powinny być zaplanowane i zrealizowane z odpowiednim wyprzedzeniem przed końcem roku budżetowego. Istotne jest, aby dostawy faktycznie nastąpiły jeszcze w grudniu, co umożliwi ich fizyczny odbiór i sporządzenie protokołu odbioru potwierdzającego wykonanie dostawy. Tylko w takiej sytuacji możliwe jest prawidłowe ujęcie wydatku jako kosztu roku kończącego się, zgodnie z zasadą memoriału. Pozwala to uniknąć problemów z periodyzacją kosztów oraz ryzyka zakwestionowania rozliczeń podczas kontroli. Jednocześnie ułatwia to sprawne zamknięcie roku finansowego i przygotowanie rzetelnych sprawozdań.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 6 ust. 1. 3. 

Odbiory robót i usług wykonanych na rzecz przedszkola powinny zostać przeprowadzone i udokumentowane jeszcze przed zakończeniem roku budżetowego. Sporządzenie protokołów odbioru potwierdza faktyczne wykonanie robót, przeglądów lub usług serwisowych i stanowi podstawę do ich rozliczenia finansowego. Bez protokołu odbioru nie ma podstaw do uznania, że usługa została zrealizowana w danym roku, nawet jeśli wystawiono fakturę. Prawidłowo sporządzona dokumentacja pozwala ująć koszt we właściwym okresie sprawozdawczym i zabezpiecza dyrektora na wypadek kontroli. Jest to szczególnie istotne przy remontach i usługach realizowanych na przełomie grudnia i stycznia.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 20 ust. 2.  

Złożenie kompletu dokumentów zakupowych w CUW/ZOE, w tym faktur, rachunków oraz protokołów odbioru, jest niezbędne do prawidłowego zamknięcia roku finansowego. Dokumenty te potwierdzają zarówno poniesienie wydatku, jak i faktyczne wykonanie dostawy lub usługi, co ma znaczenie dla właściwego ujęcia kosztów w księgach. Przekazanie ich w komplecie i bez zbędnej zwłoki umożliwia terminowe zaksięgowanie operacji oraz sporządzenie rzetelnych sprawozdań budżetowych. Braki lub opóźnienia w dokumentacji mogą skutkować koniecznością korekt albo błędnym przypisaniem wydatków do niewłaściwego roku. Dla dyrektora jest to także element należytej staranności i zabezpieczenie na wypadek kontroli organu prowadzącego lub RIO.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). 

Weryfikacja listy zobowiązań i należności polega na sprawdzeniu, czy wszystkie rozrachunki z kontrahentami zostały prawidłowo ujęte w księgach i odpowiadają stanowi faktycznemu. Na tym etapie dyrektor we współpracy z CUW/ZOE powinien dopilnować potwierdzenia sald z dostawcami, odbiorcami oraz instytucjami publicznymi, aby wyeliminować rozbieżności przed zamknięciem roku. Szczególną uwagę należy zwrócić na zobowiązania dotyczące usług lub dostaw zrealizowanych w grudniu, ale opłaconych w styczniu. Rzetelna weryfikacja zapobiega wykazywaniu w bilansie zobowiązań lub należności pozornych oraz ogranicza ryzyko korekt sprawozdań. Dla dyrektora jest to również istotny element nadzoru nad prawidłowością gospodarki finansowej jednostki.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 26 ust. 1 pkt 2. 

Korekta odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powinna zostać dokonana do 31 grudnia na podstawie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku. Dyrektor we współpracy z CUW/ZOE weryfikuje, czy naliczony odpis odpowiada rzeczywistemu stanowi zatrudnienia, uwzględniając m.in. zmiany etatów, urlopy bezpłatne i wychowawcze. W przypadku stwierdzenia różnic konieczne jest zwiększenie lub zmniejszenie odpisu oraz odpowiednie ujęcie korekty w księgach rachunkowych roku bieżącego. Terminowe dokonanie korekty ma znaczenie dla prawidłowego zamknięcia roku finansowego i uniknięcia zastrzeżeń podczas kontroli.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 288).