Periodyzacja kosztów i przychodów jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego zamknięcia roku finansowego w przedszkolu i zapewnienia rzetelności sprawozdań finansowych. Zadanie to polega na przypisaniu kosztów i przychodów do tego roku obrotowego, którego faktycznie dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty czy wystawienia dokumentów. W praktyce oznacza to konieczność ujęcia w księgach roku poprzedniego wszystkich kosztów odnoszących się do grudnia (np. energii, ogrzewania, usług, dostaw), nawet jeśli faktury wpłynęły dopiero w styczniu – poprzez zastosowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Równocześnie dyrektor, we współpracy z księgowością lub CUW/ZOE, powinien zadbać o prawidłowe ujęcie przychodów przypadających na rok przyszły, w szczególności gdy środki zostały otrzymane z góry (np. opłaty rodziców, zaliczki, inne wpływy). W takich przypadkach stosuje się rozliczenia międzyokresowe przychodów, aby nie zawyżać wyniku finansowego roku zamykanego. Prawidłowa periodyzacja minimalizuje ryzyko błędów sprawozdawczych, korekt po kontroli oraz zarzutów naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 39 ust. 1-2.

Weryfikacja należności i zobowiązań jest jednym z kluczowych etapów zamknięcia roku finansowego w przedszkolu i ma na celu potwierdzenie, że dane wykazane w księgach rachunkowych są kompletne, rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym. Na tym etapie dyrektor, we współpracy z księgowością lub CUW/ZOE, powinien dopilnować przeprowadzenia potwierdzenia sald z kontrahentami, pracownikami oraz instytucjami zewnętrznymi, a także wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności przed sporządzeniem sprawozdań finansowych.

Szczególnej uwagi wymagają konta:

• 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – w zakresie należności i zobowiązań wobec kontrahentów, w tym weryfikacja faktur nieopłaconych na koniec roku,
• 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – m.in. opłaty rodziców, dochody własne, zaległości i nadpłaty,
• 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – sprawdzenie, czy wszystkie wypłaty, potrącenia i składniki wynagrodzeń zostały prawidłowo ujęte,
• 240 „Pozostałe rozrachunki” – np. zaliczki, kaucje, rozliczenia z pracownikami,
• 225 „Rozrachunki z budżetami” oraz 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” – w szczególności w zakresie podatków, składek ZUS i innych zobowiązań publicznoprawnych.

Zamknięcie tych kont powinno nastąpić dopiero po pełnym uzgodnieniu sald, rozliczeniu różnic oraz – w razie potrzeby – dokonaniu korekt. Prawidłowo przeprowadzona weryfikacja rozrachunków ogranicza ryzyko błędów w sprawozdaniach budżetowych i finansowych oraz stanowi istotny element przygotowania przedszkola do ewentualnej kontroli RIO lub organu prowadzącego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 24 ust. 2. 

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych roku 2025 polega na formalnym zakończeniu ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku budżetowego, po uprzednim ujęciu wszystkich kosztów i przychodów, rozliczeń międzyokresowych, należności i zobowiązań oraz przeprowadzeniu inwentaryzacji. Na tym etapie nie powinny już występować nieuzgodnione salda ani nierozliczone operacje – wszelkie korekty muszą zostać wprowadzone przed zamknięciem ksiąg.

Kluczowym elementem tego procesu jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald za 2025 r., które stanowi podstawowy dokument kontrolny pozwalający ocenić poprawność zapisów księgowych, zgodność obrotów i sald kont syntetycznych oraz powiązanie danych z ewidencją analityczną. Zestawienie to jest niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych i budżetowych oraz do dalszych analiz wykonania planu finansowego przedszkola.

Po sporządzeniu zestawienia obrotów i sald dokumentacja powinna zostać przekazana do weryfikacji – w zależności od organizacji obsługi finansowej – do CUW/ZOE, głównego księgowego lub innej jednostki odpowiedzialnej za kontrolę formalno-rachunkową. Dla dyrektora przedszkola jest to moment kluczowy z punktu widzenia odpowiedzialności za gospodarkę finansową, ponieważ zatwierdzone dane stanowią podstawę rozliczeń z organem prowadzącym oraz ewentualnych kontroli zewnętrznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - art. 12 ust. 2.